Category( "SharePoint Online" ){ return results; };

IRM ライブラリとドキュメントの “送信” 機能の組み合わせ動作を確認してみる

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SharePoint からダウンロードされたドキュメントの保護を行うために、IRM(Information Rights Management)の機能は有用です。また、ドキュメント管理においてドキュメント ライブラリ内のファイルを別のライブラリへ送ることができる “送信” 機能は、複数のライブラリやサイトにあるドキュメントをひとつのライブラリへ集約するなどのシナリオで有用です。(ただ、近ごろの SharePoint Online の UI を見ていると、だんだんと影が薄くなっている気がします。オンプレミスでは、SharePoint Designer で作成するワークフローからもドキュメントの送信を行えるのですが、SharePoint Online では対応していませんし…)

これらの IRM と “送信” 機能を組み合わせて利用すると、面白い動作だったので紹介します。

この記事を書いている時点での動作確認は下記の環境を利用しています。

  • SharePoint Online
  • Azure Rights Management
  • Office 2016

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ドキュメント ライブラリに書類のフォーマット・テンプレートを登録しておく

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SharePoint Online のドキュメント ライブラリの「新規作成」メニューからは、あらかじめ「Word 文書」「Excel ブック」「PowerPoint プレゼンテーション」「OneNote ノートブック」を簡単に作成するためのメニューがあります。

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ただし、こちらのメニューから作成したものはまっさらのドキュメントになっており、正直なところ使い方に困ってしまいます…。今回は「コンテンツ タイプ」を利用することで、ここに様々なドキュメントのフォーマットを登録する方法・手順をご紹介します。

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リスト「インデックスの自動管理」の動作を確認してみた

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SharePoint Online へは、いつからかリストの詳細設定に「インデックスの自動管理」という設定項目が追加されていました。(既定で有効)説明には「インデックスの自動管理を使うと SharePoint でこのリストの列インデックスが保持され、ビュー内で最適なクエリのパフォーマンスを提供できます。」と記載されており、良いこと尽くめなのですが、その動作の詳細については不明のままでした。

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先日、SharePoint Server 2016 IT Preview がリリースされ、こちらにもインデックスの自動管理機能が実装されていたことから、動作について色々と見えてきたので検証を行ってみました。※検証は SharePoint Server 2016 IT Preview を用いて行っています。製品版で同様に動作するかはわかりません。

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リストやライブラリの「ブラウザーに表示しない」設定

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SharePoint サイトに含まれるリストやライブラリは「サイト コンテンツ」の画面で一覧することができるのですが、一般のユーザーには触らせたくない、または、システム上必要だけど業務に不要なリストやライブラリは見せたくないといった要望が挙がることがあります。
たとえば、「スタイル ライブラリ」などが分かりやすい例で、サイトのデザインなどに関わる作業中は必要ですが、それが終わると「サイト コンテンツ」に表示しておく必要はありません。

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代替 CSS の設定を JavaScript で行う

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前回の投稿でも出てきましたが、SharePoint のデザインをカスタマイズする際には「代替 CSS」を設定することがあります。しかしながら、この「代替 CSS」の GUI での設定は「デザイン マネージャー」に含まれており、「発行機能」を有効化したサイトでしか行えません。ただし、発行機能を有効化していないサイトでも API を利用することで設定が可能なようでしたので、お手軽な JavaScript Object Model (JSOM) を利用して設定する方法を試してみました。

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SharePoint Online のデザイン カスタマイズを考える

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SharePoint Online はクラウド サービスです。そのため、日々サーバー側でのバグフィックスや機能改善などが行われています。それらは、ユーザーインタフェースの部分に関することもあり、サイトの見た目に関わるデザインをカスタマイズしていた場合、大きな影響を受けることもあります。

こうしたデザイン カスタマイズについて扱ったセッションが Ignite 2015 にもありましたので、その内容を追いながらデザイン カスタマイズについて考えたいと思います。

Deep Dive into Safe SharePoint Branding in Office 365 Using Repeatable Patterns and Practices
https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK3164

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リストやライブラリのビュー セレクター メニューにビューを4つ以上表示する

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SharePoint 2013(Online)のリストやライブラリでは、ビューのヘッダーメニューとして「ビュー セレクター メニュー」が表示されています。リボン メニューから選択する方式よりも手軽で分かりやすいのですが、欠点が1つだけあります。それは「ビューが3つまでしか表示されずに、のこりは「…」にまとめられてしまう」ということです。ここにもっとたくさんのビューへのセレクター メニューを並べたいと思いましたので調べてみました。

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SharePoint の URL クエリストリングの値を JavaScript から簡単に取得する

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SharePoint で JavaScript を利用してカスタマイズを行う際に、URL のクエリストリングの値を取得したいといった場合があります。そうした時に、通常の Web サイトではクエリストリングを処理・分解する関数を書いたりするわけなのですが、SharePoint では標準で読み込まれているスクリプト内に、値を取得するための関数が用意されているようです。

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