Office 365 のアプリランチャーに「Planner」が表示されるようになってからしばらく経ちました。「そろそろ Planner をちゃんと使ってみようかな?」という方も増えてきているのでないかと思います。そこで、私が行っている Planner を使ったタスク管理の方法を一例としてご紹介します。

Planner の操作・利用方法などは下記の記事へまとめられていますので、Planner 自体の詳しい説明はこちらをご参照ください。

タスク管理の新提案! Office 365 Plannerとは?
https://codezine.jp/article/detail/9467

「進行状況」ビューから使い始める

Planner に「新しいプラン」を作成すると、「バケット」を自由に作成できる画面が表示されます。そのため、何かしらバケットを作り、タスクの整理をしたくなりますが、何のバケットを作るかで考え込んでしまいます。そこで、いっそのことバケットを作らずに、右上の「グループ化」メニューから「進行状況」ビューに切り替えます。

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この画面では、あらかじめ「開始前」「進行中」「完了」というステータスで分類されるようになっており、この画面を Planner のタスク管理の基本にします。

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「ラベル」で優先順位付け

タスクには「優先順位」があると思いますので、「ラベル」の機能を利用して優先順位を可視化します。これにより、タスクの一覧画面でもタスクの優先順位が色分けでひと目で分かりますので、未割り当てのタスクに対して担当者を指定する場合や、自分で次に取り掛かるタスクを選ぶ場合に、どのタスクから取り掛かれば良いかがスグに判断できます。

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また、ドラッグ & ドロップで並び替えを行ない、優先順位が高いタスクを上の方に持ってきておけば更に分かり易くなります。

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タスクの「進行状況」を変更する

「進行状況」ビューでは、ドラッグ & ドロップでタスクの「開始前」「進行中」「完了」を変更可能です。取り掛かるタスクに担当者を指定した後、ドラッグ & ドロップで「進行中」へ移動させます。

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また、タスクが終わったらタスクにチェックを付けるか、「完了」へドラッグ & ドロップします。とても簡単です。

タスクを管理する

こうしたカード形式(カンバン形式)でタスクを管理する場合に、注意深く見ないといけないのは「進行中」のタスクの数かと思います。期限が近づいてくると、慌てて「進行中」に変えてしまうことなどがあるのですが、「進行中」にタスクが大量にある状態では、多くの場合に作業が上手く進まなくなる可能性が高いです。そのため、マネージャなどは「進行中」のタスクの数を意識しながら管理していくことが重要かと思います。

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また、「グラフ」表示により、誰が「進行中」のタスクを多く抱えているかが分かりますので、明らかにタスクが多すぎるメンバーがいる場合は、タスクの分担などを相談した方が良いかもしれません。

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その他、「開始前」に優先順位の高いタスクが多く、「進行中」に優先順位の低いタスクが溜まっている場合もタスクの分担を相談した方が良いですね。こうした判断も、タスクを「ラベル」で色分けしておけばスグに行えます。

「バケット」はいつ使う?

「バケット」の使い方は「進捗状況」以外の観点でタスクの量を把握したい場合かな?と思っています。例えば開発プロジェクトなら「機能」単位や、営業チームなら「顧客」単位などでしょうか?

ただし、使い始めからきちんとバケットを設計するのは難しい場合が多いので、タスクの数が増えてきて、タスク管理の運用が見えてきてからバケットで整理を始めても遅くはないかと思っています。

さいごに

Planner で実現できるタスク管理は、以前からホワイトボードに付箋紙を貼るなどの方法で行われています。とてもシンプルなタスク管理ですが、チーム全体のタスク量や進捗状況、負荷状況などがひと目で分かるので、利用できる場面は多いと思います。ただし、こうしたタスク管理に馴染みがない場合は少し戸惑いもあるかもしれません。

使い方や機能を含め、シンプルだからこそ「どうやって使うか?」を考え理解し、チーム内で認識を合わせておくことが大切となるように感じます。