SharePoint Online では、2013年8月末の機能更新で、個人の SkyDrive Pro ライブラリの容量が 25GB に増量されるなど、ますます強力になっている SkyDrive Pro。今回は、TechNet や 実際の検証結果を基に動作を確認してみましょう。基本的な情報は、下記の記事に記載していますので、合わせてご参照下さい。

SkyDrive Pro クライアントの単体提供開始!!
http://idea.tostring.jp/?p=578

SkyDrive Pro で同期できるライブラリ

SkyDrive Pro にて同期できるライブラリは、下記の2種類です。

  1. 個人用サイトの「ドキュメント」(SkyDrive Pro ライブラリ)
  2. その他のサイトのドキュメント ライブラリ

だたし、この2種類に関しても TechNet の記載や、検証を行ったところ注意すべき箇所があるようです。

個人用サイトの「ドキュメント」

自身の SkyDrive Pro ライブラリにアクセスし、右上の「同期」をクリックすることで、SkyDrive Pro クライアントを通じてローカルに同期されるドキュメント ライブラリです。ドキュメント ライブラリといえば、列を追加し、ドキュメントの属性情報を入力し管理、ということがメリットなのですが、SkyDrive Pro  ライブラリとして同期するドキュメント ライブラリへの列の追加・削除は推奨されていません。このことは、TechNet に記載があります。

TechNet では、下記の記事中「Architecture of SkyDrive Pro」-「SkyDrive Pro document library」にある Important ボックスに記載されています。

Overview of SkyDrive Pro in SharePoint Server 2013
http://technet.microsoft.com/en-us/library/dn167720.aspx

また、他のユーザーの SkyDrive Pro ライブラリを同期しておくことも可能です。この場合、自身に「閲覧」権限権限以上が付与されたドキュメントのみが同期されます。初期の状態では「全員と共有」フォルダですね。ただし、初期の状態では、他のユーザーの SkyDrive Pro ライブラリへは、アップロードできる権限がありませんので、同期は一方通行です。ドキュメントを追加しようとするとエラーになります。また、SharePoint Online では、およそ 25GB(設定によっては、50GB、100GB) までドキュメントをアップロード可能なので、ローカル ディスクの容量には注意しておいた方が良いと思います。

ちなみに、SharePoint 2010 から移行された個人用サイトでは、2010 で存在した「共有ドキュメント」「個人用ドキュメント」の両ライブラリの他に、「ライブラリ」というドキュメント ライブラリが新しく作られるようです。移行した直後は、ファイルが消えたように見えるのですが、右上の「歯車」アイコンから「サイト コンテンツ」を開くと、以前のドキュメント ライブラリが確認できるので、ファイルを移動しましょう。

ファイルの移動はどうするか?実は 、2010 から存在する「共有ドキュメント」や「個人用ドキュメント」も SkyDrive Pro クライアントで同期が可能です。ただし、クライアント側での見え方は、その他のサイトのドキュメント ライブラリと同様になります。「サイト コンテンツ」からそれぞれのドキュメント ライブラリを開き、クライアントのエクスプローラ上でファイルを移動させるのが簡単かと思います。

その他のサイトのドキュメント ライブラリ

その他のサイトのドキュメント ライブラリ、例えばチーム サイトに作成されるドキュメント ライブラリなどです。チーム サイトには、複数のドキュメント ライブラリが存在することも多いですが、それぞれのドキュメント ライブラリで同期することができます。もちろん「閲覧」権限以上が付与されていないドキュメントは同期されません。

ただし、同期ができるのは標準のドキュメント ライブラリのみです。「イメージ ライブラリ」や「メディア ライブラリ」などは同期できません。また、Visual Studio などで作成した独自のリスト定義によるライブラリも同期できません。

そういえば、ドキュメント ライブラリで、アイテム追加時などのワークフローやイベントレシーバーを実装している場合はどうなるのでしょうか?

ワークフローやイベントレシーバーを実装したライブラリ

まず、これまで述べたように標準のドキュメント ライブラリのみが同期できるため、ワークフローやイベントレシーバーの実装も、標準のドキュメント ライブラリにアタッチする形で実装します。

検証の結果、ワークフローやイベントレシーバーは動作します。ただし、障害発生時に Microsoft のサポートを受けられるかは自信がありません(確認していません)。自己責任にはなりますが、ユーザーが、SkyDrive Pro クライアントで同期されたローカルのフォルダーへファイルを保存するだけで承認ワークフローが動く、などの使い方もできるとは思います。

さいごに

とても便利かつ強力な機能である SkyDrive Pro ですが、制限もあります。こうした制限や動作を理解し、便利に使いましょう!SkyDrive Pro を使うと、社内メールの添付が減る気がしますよね…あ、でも Exchange Online はメールボックスが 50GB か…。次回は、SkyDrive Pro クライアント側の動作について投稿する予定です。