Category( "SharePoint Online" ){ return results; };

ちょっと強引。SharePoint Online で PDF のダウンロードを禁止したライブラリを作ってみる

SharePoint Online を使っていてユーザーからよくある要望のひとつとして、「PDF をブラウザで開けるようにしたいけどダウンロードはさせたくない」というものがあります。ただ、以前は標準機能だけではできず、他のサービスを組み合わせるなど、いろいろ検討されてきました。

そんなもんだよなあ…、と思っていたのですが、ひょんなことから再び調べてみる機会があり、いろいろ試してみると「あれ?モダン UI なら出来るかもしれないぞ…?」というところまで動作を確認できました。

とは言え、設定をするとなんだか上手く動かないところもあり、Microsoft が意図した使い方ではないのかもしれません…。

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Excel の共同編集を快適にする一時シートビューと知っておきたい残念仕様

Microsoft Teams を利用する機会も増えてきて、そこで共有された Excel ファイルをチームのメンバーと同時に共同編集する機会も増えてきました。そんな共同編集の問題点は、同時に編集している誰かがシート内の表でフィルターや並び替えの操作を行うと、他の編集中のメンバーの画面でもフィルターが適用されてしまうという点です。

編集中にパッとデータの表示が変わり戸惑ったことのある人も少なくないのではないでしょうか?そんなときには Excel の「一時シートビュー」を利用すると便利です。今回はその機能をちょっと紹介したいと思います。

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SharePoint リストビューにおけるフィルター条件の評価順を調べてみる

SharePoint リスト、または、Microsoft リストを利用すると様々なビューを作成しますが、最もよく利用する設定が「フィルター」かと思います。このフィルターは AND や OR を利用して複数条件を組み合わせて設定することができるのですが、そうなると気になるのは評価順がどうなっているのかという点ですね。一般的には AND が OR よりも優先されて処理されるように思ってしまうのですが、動作を見ているとそうではなさそうです。

というわけで、フィルターの条件指定順を変えるとどういった結果になるのか試してみたいと思います。

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SharePoint look book からサンプルサイトを自動作成する

SharePoint モダンサイトでどんなサイトを作成できるかのサンプルサイトが SharePoint look book で公開されています。このサイトでは画面を見たり、どんな Web パーツが利用されているかを確認したりすることができます。

SharePoint look book
https://lookbook.microsoft.com/

さらに SharePoint look book から自分たちのテナントにサンプルサイトをコンテンツ込みで自動作成することができます。それによってサンプルサイトがどういった作り方をしているのかを実際に触りながら勉強することができます。そこで今回は自動作成する手順をメモしておきたいと思います。

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SharePoint Online でチームの Microsoft Teams 会議録画一覧ページを作ってみる

Microsoft Teams で行った Web 会議の録画が、これまでの Microsoft Stream から SharePoint Online や OneDrive for Business に切り替わってきているのに気付いている方も多くいると思います。

Microsoft Teams のチームのチャネル会議を行ったときは、会議録画のファイルがチームの SharePoint Online のドキュメント ライブラリの中に保存されますね。せっかく SharePoint に保存されるようになったので、会議録画を一覧で確認できるページを作成してみるのも便利かもしれません。

というわけで、ちょっとそれっぽいものを作成してみました。

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Microsoft アカウントも不要になるワンタイムパスコード認証のゲスト招待を試してみた

Microsoft Teams で社外のユーザーをチームに招待し利用することも多くありますよね。そうしたときに、相手がすでに Office 365 を利用していたり、または、個人用の Microsoft アカウントを利用していた場合には、それらのアカウントを招待しゲストとしてチームのメンバーに加えることができます。

問題になるのは、相手が Office 365 も利用しておらず、Microsoft アカウントも持っていない場合です。従来は、ゲストとして招待された後で Microsoft Teams にサインインするときに Microsoft アカウントの作成を求められたりしました。

拡張された Microsoft Teams の外部ユーザー招待機能(ゲストアクセス)を試してみた
https://idea.tostring.jp/?p=3420

招待されただけの Microsoft Teams を利用するために、Microsoft アカウントを作成して、パスワードも覚えておかなきゃいけないなんて苦痛でしかないというわけだったんです。それを解決できるかもしれないのがワンタイムパスコード認証です。

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Microsoft Forms を SharePoint Online へのファイルアップローダーとして利用してみる

Microsoft Forms で作成されたフォームでは、回答にファイルを添付することが可能となっています。この添付されたファイルは、個人に紐づくフォームでは OneDrive for Business に、チームに紐づくフォームではチームの SharePoint Online に保存されます。しかしながら、自動作成されるフォルダーにまとめて保存されるだけですので、そのファイルを後から探したりするのが手間になってしまいます。また、SharePoint を利用したドキュメント管理といえば、ファイルにメタデータを付けて管理したくなりますよね。

そこで、Microsoft Formsで回答と一緒にファイルを添付して送信し、それらの情報を基に、ドキュメント ライブラリでファイルにメタデータを付けて整理しながら保存したいなと考えました。Power Automate を利用することで、それっぽく実現できそうでしたので、方法を書き留めておきたいと思います。

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SharePoint Online の組織のアセットライブラリを利用して Office のテンプレートを共有する

SharePoint Online の組織のアセットライブラリを利用すると、モダンサイト作成時に利用できる画像をユーザーと共有することができます。このあたりは昨年にブログに書いていましたね。

SharePoint Online で組織のアセットライブラリを設定しよう
https://idea.tostring.jp/?p=4706

実は、この組織のアセットライブラリを利用すると、PowerPoint や Excel や Word などのテンプレートファイルも共有でき、資料を新規作成するときに Office から簡単に利用できるようになっていました。

これを使うとすごく便利そうだったので、手順をメモしておきます。

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