SharePoint Onlineのリストやライブラリには、以前のアップデートで「クイック操作」と呼ばれる、あらかじめ登録した処理を簡単に呼び出して実行できる機能がされていました。
しかしこの機能を呼び出すには、コマンドメニューからする必要があり、若干面倒を感じるところでした。また、ユーザーはわざわざコマンドメニューを操作しない場合も多く、クイック操作に役立つ機能を登録していても、その存在に気が付かないユーザーもいました。
使えば便利なのに使い勝手が悪い。そんなクイック操作を使いやすくするために（？）、「クイック操作列」が新たに登場したので試してみます。
リストやライブラリにクイック操作列を追加
クイック操作列は、リストでもライブラリでも利用できます。今回はライブラリに追加してみたいと思います。そのためには、ライブラリの [列の追加] を選択し、[クイック操作] を選びます。
クイック操作列ならではの設定は、列の設定項目の一番下にある [クイック操作] の項目ですね。ここから、どのような処理を列に登録するかを決めていきます。
ワンクリックで列の値を変更
クイック操作に登録できる処理の種類が表示されます。ファイルの移動やコピーのほか、Power Automate のフローを実行することもできるようです。今回は [値を設定する] を登録してみたいと思います。
ここでは、あらかじめ決められた項目を穴埋めしていくように設定します。ライブラリに追加している「状況」列の値を、ワンクリックで「チェック済み」に変更する処理にしてみます。
あとは、この列の値をいつ表示するかの条件を指定できます。今回は「状況」列を「チェック済み」に変更する処理なので、「チェック済み」以外の値のときに表示するといった条件にしてみました。
これであとは、設定したクイック操作を [作成] し、列の設定を保存したら終了です。
動作を見てみよう
設定が終わると、このように表示されます。先ほどの表示条件に一致する列には、先ほど作成したクイック操作の名前が付いたボタンのようなものが表示されていますね。
このボタンをクリックすると、[状況] 列の値が変わるわけですね。例えば、上から 2 行目のファイルについて操作してみると、たしかに値が変わりました。このとき、更新日時列の値も更新されているところは注意ですかね。
このクイック操作を応用すると、アップロードされたファイルのステータス管理など、簡単な仕組みであればパパっと作れそうな気がします。
ちなみに、ひとつのクイック操作列には、複数のクイック操作を登録しておくことができるようです。さらに応用が利きそうな仕組みですね。
さいごに
実はこれ、裏側の仕組みとしては「列の書式設定」という機能の応用なのですが、これまでその機能を使うためには JSON 形式で表示の定義を記述する必要がありました。これではちょっとハードルが高いというユーザーであっても、今回のような設定方法であれば易しく使えそうです。
ある意味では、SharePoint のノーコード化が進んでいるのでしょうか。いろんな業務で応用できそうな機能なだけに、こうした新機能はありがたいですね。
