Microsoft 365 Copilot の使い方を日々さまざま試してみているのですが、今回は会議中に自分で殴り書きした議事メモから、あらかじめ用意した議事録の Word フォーマットに従って議事録を作成してもらうことにチャレンジしました。
これがなかなかうまく行ったのと、業務で活用するときに便利そうなちょっとした工夫も見つけたので、記事に書き残しておこうと思います。
議事録フォーマットを用意
まずは、議事録のフォーマットを用意します。今回は Word ファイルで作成しておきました。
必要な項目、書式などが分かるようなフォーマットになっていますね。
書き方の注意点をフォーマットにメモしておく
ここが工夫ポイントなのです。Copilot を使って議事録を作るときに、やはり誰が行っても同じような議事録が出来上がってほしいですよね。そのための工夫として、先ほどのフォーマット内にあらかじめ記入方法のルールを書いておくことにしました。
また、フォーマットの最後には、Copilot への伝言も書いておきます。
このようにすることで、簡単な指示でもいつも同じような議事録を作成してくれるようになりました。
それでは議事録作成
今回利用する AI モデルとして、比較的新しい GPT-5.6 Think Deeper を選択してみました。この記事の執筆時点では、Claude Opus 5 なども選択できます。このあたりは好みで選択し、上手くいかなかったら他のも試してみる。または、それぞれで実行して結果を比較し、好みを見つけるなどすると良いと思います。
指示文としては単純で、「下記のメモを参考に議事録を埋めて」に加えて、議事メモを含めるだけです。
下記のメモを参考に議事録を埋めて
7/29(木) 10:00- 提案書レビュー @Teams
出席：太田、進藤さん、佐藤さん■ 冒頭 太田
・M365活用活性化PJの提案書、客に出す前の社内レビュー
・今の資料はv1.0
・背景：客は全社M365導入済。Officeアプリは使えてる
→ でもTeams/SPO/OneDriveの活用が部署でバラバラ。そこを活性化するのが今回の趣旨■ 表紙まわり 進藤さん指摘
・表紙の日付が2026/4のまま！もう6月でしょ → 2026年6月に直して
・版数も1.0のまま。レビュー反映後は v2.0 に上げといて（分かりやすいから）
→ 太田：了解、日付6月、バージョン2.0で更新します■ 現状分析ページ
太田：ライセンス1200、Teams利用率45%、SPO/OneDrive活用率30%佐藤さん：この45%っていつの数字？客からの感触だともっと使われてる印象なんだけど
太田：客からもらった2025年10月時点の調査値です
佐藤さん：それ古い。5月に利用状況調査やったって言ってた、そのときTeamsが確か62%
・45%のままだと「全然使われてない」って誤った印象になる → 提案の説得力/正確性が落ちる
・最新の62%に差し替えて
・数字出すときは出典と調査時点（何月時点か）を必ず明記すること！
進藤さん：出典大事。客は数字の根拠を必ず聞いてくるから
→ 太田：62%に更新＋「2026年5月社内利用状況調査」の注釈入れます■ 活性化施策
太田の当初案は4つ
1 全社向け利用研修
2 活用チャンピオン制度
3 ベストプラクティス共有会
4 ヘルプデスク窓口佐藤さん：活用活性化を謳うのに今いちばん注目されてるCopilotを外すのはどうか
・客の中でも「Copilot使ってみたい」の声が多いと聞いてる
・Copilot活用研修を1本追加してほしい
・月1回×3ヶ月のシリーズ、実業務でどう使うかをハンズオンで
・これが生成AI活用も含めてPJの目玉になるはず（以下省略）
これを送ると、Copilot が処理を進めてくれて、用意したフォーマットに従った議事録を作成してくれました。書かれた内容を確認すると、しっかりと事前に埋め込んでおいたメモを参照して作業を進めていることがわかります。
さいごに
近ごろは AI 自体の性能が上がってきて、Word や Excel の Copilot が楽しくなってきましたね。今回の例であったように、プロンプトではなく元のファイル自体にも Copilot のために手を加えておくテクニックは、いろいろと応用が利きそうです。ぜひ試してみてください。
