Microsoft Forms で作成されたフォームでは、回答にファイルを添付することが可能となっています。この添付されたファイルは、個人に紐づくフォームでは OneDrive for Business に、チームに紐づくフォームではチームの SharePoint Online に保存されます。しかしながら、自動作成されるフォルダーにまとめて保存されるだけですので、そのファイルを後から探したりするのが手間になってしまいます。また、SharePoint を利用したドキュメント管理といえば、ファイルにメタデータを付けて管理したくなりますよね。
そこで、Microsoft Formsで回答と一緒にファイルを添付して送信し、それらの情報を基に、ドキュメント ライブラリでファイルにメタデータを付けて整理しながら保存したいなと考えました。Power Automate を利用することで、それっぽく実現できそうでしたので、方法を書き留めておきたいと思います。
Microsoft Forms でフォームを作成する際、Microsoft Teams のチームのチャネルのタブから始めると、フォームの編集や回答の確認がチームのメンバーで行えるためとても便利です。
ただし、このフォームを Power Automate から利用しようとする場合には、ちょっとのコツが必要になります。とても簡単なことなのですが、知っておくと便利なので書き留めておきます。
Microsoft 365 管理センターや Azure ポータルで作成された Microsoft 365 グループ（旧 Office 365 グループ）は、Microsoft Teams のチームが追加されていません。例えば IT 部門が社内の部署ごとに Microsoft 365 グループを作成し、そのグループのメンバーで利用する Microsoft Teams のチームが必要な場合、Microsoft 365 グループの所有者がチームを作成するか、IT 部門があらかじめチームを作成する必要があります。
ここでは、そうしたチームの作成方法を書いておきたいと思います。
近ごろこんな質問を受けることがありました。その時々の場合によっていろいろと違いがあると思うので一概には言えませんし、もちろんこれが正解だというものもありませんよね。
とは言っても、僕はこうしてるよーというのは紹介できるかなと思ったので、設定や考え方をメモしておこうかと思います。
もしかしたら新機能が出てきたり考えが変わったりしたときに、後から読み返したら気づきがあるかもしれませんので。
SharePoint Online の組織のアセットライブラリを利用すると、モダンサイト作成時に利用できる画像をユーザーと共有することができます。このあたりは昨年にブログに書いていましたね。
SharePoint Online で組織のアセットライブラリを設定しよう
https://idea.tostring.jp/?p=4706
実は、この組織のアセットライブラリを利用すると、PowerPoint や Excel や Word などのテンプレートファイルも共有でき、資料を新規作成するときに Office から簡単に利用できるようになっていました。
これを使うとすごく便利そうだったので、手順をメモしておきます。
仕事をしながら Twitter を眺めていたら発見したんですが…、これまでずっと悩んでいた問題を華麗に解決してくれたのでメモしておきます。
その課題とは、Web サイトなどからテキストを Microsoft Teams のチャットにコピペしようとすると、元の書式（太字だとか文字の大きさだとか）もそのままチャット欄に貼り付けられてしまうことです。
手で打ち込んだ文字と違いすぎて違和感が…とか、チャットではそんなに文字が主張しなくても良いのに！とか、不満がいっぱいあったのですが、簡単に解決できました。
利用しているパソコンは Windows 10 です。
さっそくですが、Microsoft Teams の Web 会議入室時の画面が変わりましたね。Twitter などを見ていても「なんじゃこりゃ！」「わかりづらい！」「改悪！」という声も多くありました。
いや、確かにこれは分かりづらいかも。僕も最初に見たときに戸惑ってしまったので。というわけで、Web 会議入室時の画面の説明を簡単に書いておきます。
Microsoft Teams の新機能をいち早く試してユーザー展開に向けた準備を行ったりできるパブリック プレビュー モードの提供が開始されたことが発表されました。
Launch of Microsoft Teams preview experience and alignment with Microsoft 365 deployment channels
https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams-blog/launch-of-microsoft-teams-preview-experience-and-alignment-with/ba-p/1964899
もういち早く新機能を試してみたいとウズウズしている僕のような人はさっそくパブリック プレビュー モードに切り替えてみたいと思うはずなので、そのために必要な設定方法を確認しながらメモしていきます。
