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Microsoft Teams のアカウントを持たないユーザーを匿名ユーザーとして Web 会議に招待する

Microsoft Teams の Web 会議の利用が進むと、もちろん社外のユーザーとも会議を行いたくなると思います。そうした場合に、その社外のユーザーを必ずしもゲストとしてチームに招待しなければならないかというとそうではありません。

Microsoft Teams の Web 会議では、ゲストとしても招待されていないユーザーを「匿名のユーザー」として Web 会議に招待できる機能が用意されており、その機能を利用することで社外のユーザーで、しかも Microsoft Teams を利用していないユーザーとも Web 会議を行うことができます。

その方法をメモしておきたいと思います。

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モダンサイトを利用する場合の既定で作成されている SharePoint グループの設定変更時の注意点

さまざまな企業で運用されている SharePoint Online を見ていると、既定で作成される SharePoint グループ(<サイト名> 所有者、<サイト名> メンバー、<サイト名> 閲覧者)を削除し、独自に作成した SharePoint グループで運用している場合もあります。

ただし、SharePoint モダンサイト(コミュニケーション サイト)で利用する場合には、このグループを削除してしまうとモダンサイトの UI 上の不都合があるようなので注意が必要です。

そこで今回は、その動作や既にそうなってしまっている場合の対応方法を書いておきたいと思います。

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Office 365 / Azure Active Directory にゲスト招待できる社外ユーザーのメールドメインを制限する

Office 365 を利用していて社外ユーザーとの共有を行おうとした場合、無制限に社外ユーザーを招待可能となると少々不安です。

たとえば、Gmail や Yahoo! メールなどのフリーメールを招待できる状態では、ゲスト招待した相手の特定が難しくなる可能性もあるからです。

社外ユーザーを招待する場合の運用として、社内ユーザーの申請に応じてテナントの管理者があらかじめ Azure AD に登録した社外ユーザーとのみ共有させるなどの運用も考えられますが、その申請をどのような基準で承認または却下するかを考えると簡単ではなく、実効性にも疑問が残ります。

となると、業務上必要なパートナー企業などの特定の企業のユーザーであれば、社内ユーザーが自由に社外ユーザーとしてゲスト招待できるというルールの方が有用な場合も考えられます。

というわけで、そうした特定の企業の、つまりは、特定のメールドメインのユーザーのみを招待できる設定はできないかな?と思い試してみました。

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SharePoint Online で組織のアセットライブラリを設定しよう

SharePoint Online のモダンサイトを利用するときに、ページやニュースなどを使ってさまざまなコンテンツを作成する際に写真や画像やアイコンを利用したくなることが多くあります。

こうした社内のサイトで利用できるような写真や画像を普段から手元に持っている人は多くないでしょうし、社内で利用するとなると著作権などの権利の問題も気になるところです。

SharePoint Online で利用可能になる「組織のアセットライブラリ」を利用すると、こうしたページやニュースを作成するときに自由に利用できる社内向けの写真や画像(アセット)をユーザーと共有することができます。

たとえば企業のロゴや製品のロゴなどの他に、普段から業務として写真を撮影したり画像を作成することも多いような広報の担当者などが用意した写真や画像などを共有しておくことで、ユーザーは簡単にそれらを利用でき、より華やかで興味をひくページやニュースを作成できるようになります。

というわけで、さっそく設定してみましょう。

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2019 年 4 月 1 日から SharePoint Online ではテナント全体を指定してクラシック モードに制限することができなくなります

SharePoint Online では「モダン」と呼ばれる新しい UI のサイトやリスト、ライブラリに関するアップデートがドンドンと行われています。一方、従来のものは「クラシック」と呼ばれています。

徐々にモダン サイトを利用している、または、利用の検討を始めているユーザーさんも増えていることかと思いますが、Office 365 ユーザー企業の管理者さんには気になるアップデートの情報が出てきました。

2019 年 4 月 1 日から「”テナント全体を指定して” クラシック モードに制限することができなくなる」というものです。ソースは次のリンク先です。

Delivering SharePoint modern experiences
https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-SharePoint-Blog/Delivering-SharePoint-modern-experiences/ba-p/315023

ちょっとだけ情報をまとめておきます。

(2019/1/23 追記)SharePoint サポートチームが MSDN フォーラムに記事を投稿しているものを見つけました。

テナントレベルのリスト/ライブラリのクラシック表示設定が廃止されます
https://social.msdn.microsoft.com/Forums/ja-JP/ed07a3a9-b99c-4537-bf1b-9ff4840a3352/1248612490125311248812524125051252312398125221247312488125211

(2019/4/15 追記)PowerShell を利用しなくても、サイト コレクション単位でクラシックに切り替えるために機能がサイト コレクションの機能に追加されていました。アクティブ化することでサイト コレクション内のリストやライブラリがクラシックに切り替わるようでした。

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導入検討時に知っておいて損はない Microsoft Teams のアーキテクチャ

この記事は、Office 365 Advent Calendar 2018 に参加しています。

Office 365 Advent Calendar 2018
https://adventar.org/calendars/3184

2018 年も残りわずかですが、そろそろ Microsoft Teams を本格的に導入しようと考えている Office 365 ユーザー企業も多いかと思いますが、そんな検討段階で知っておいて損はないのが Microsoft Teams のアーキテクチャです。

単なるチャットツールではない Microsoft Teams は、実はちょっとだけ複雑なアーキテクチャの上で動いているようです。今回はそのあたりを少しだけ紹介します。

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Yammer の外部メッセージング機能を無効化する

Yammer では外部メッセージングという機能があり、これを利用することで「外部グループ」を作成するなど社外のユーザーとも会話を行うことが可能になります。ただ、企業によってはこうした機能を好ましくないと考えることもあり、そうした場合に Yammer の利用を躊躇してしまうこともあるかと思います。

この機能を無効化するための手順を確認できましたので、メモとして残しておきます。

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新しい SharePoint Online 管理センターからサイト作成時の既定のタイムゾーンを設定できるようになった

いまの Office 365 では、さまざまな場面で SharePoint Online のサイト コレクションが作成されます。たとえば、Outlook から Office 365 グループを作成するときであったり、Microsoft Teams にチームを作成するときであったり、Microsoft Planner にプランを作成するときであったりです。

こうやって次々に作成されるサイト コレクションは、初期設定されているタイムゾーンが「(UTC-08:00) 太平洋標準時 (米国およびカナダ)」になっているという大きな問題がありました。

こうした問題が SharePoint Online についてテナント全体の「既定のタイムゾーン」を設定できるようになるというかたちで解決しそうです。ついに。

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