Tag( "Document Library" ){ return results; };

Microsoft Flow を使って SharePoint Online に保存されたドキュメントの承認ワークフローを作ってみる

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Microsoft Flow にある SharePoint コネクタを見ていたところ「コンテンツの承認状態を設定します」というアクションを見つけました。はは~ん、これで SharePoint のドキュメント ライブラリに保存されたドキュメントの承認ワークフローを作れば良いんだな?と思い試してみたところ、ちょいと工夫が必要そうだったのでメモを残しておきます。

ちなみに、「コンテンツの承認状態を設定します」アクションのドキュメントは下記のリンク先ですね。

SharePoint – Connectors | Microsoft Docs – Set content approval status
https://docs.microsoft.com/ja-jp/connectors/sharepointonline/#set-content-approval-status

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SharePoint Online モダン UI リストやライブラリの「プロパティの一括編集」が便利だぞ

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SharePoint Online のモダン UI リストやライブラリの機能にも新機能がいろいろと実装されてきていますが、最近新たに実装された「プロパティの一括編集」が便利だったのでご紹介します。

こうした一見地味なのですが、ちょっとした使い勝手の上がる機能は嬉しいですね。

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SharePoint Online モダン リストの Column formatting を試してみた

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先行リリースの機能として SharePoint Online のモダン リストに新たに追加された Column formatting という機能を試してみました。この機能は、Excel でいうとセルの条件付き書式のような機能となっており、列に入力された値に応じて文字の色を変えたり、アイコンを表示したりといったカスタマイズが行えます。下図のサンプルは、Microsoft さんのものを拝借しました。

こうしたカスタマイズは従来のリストでは JS リンクといった機能を利用して実現できましたが、Column formatting はそれのモダン リスト版となっており、JS リンクと同様に簡単にカスタマイズが行えるようになっています。後述の GitHub に華やかなサンプルがありますが、そのサンプルを迷いなく利用したり、ちょっと手を加えて自分好みにカスタマイズしていくためにも、基礎を抑えながら動作を見ていきたいと思います。

それでは、さっそく試してみましょう。

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モダン リストやモダン ライブラリのちょっと便利な機能(グループ化ビューのグループ間アイテム移動)

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SharePoint Online に新しい UI のモダン リストやモダン ライブラリが登場してからだいぶ経ち、そろそろ(やっと?)新しい UI に切り替えようかなという声も聞こえてきました。

そんなモダン リストやモダン ライブラリでは、従来のリストやライブラリでは利用できない新しい機能もいろいろと提供されています。今回は、列でグループ化されたビューで利用できる、ドラッグ & ドロップの操作でアイテムを簡単にグループ間で移動させられる機能をご紹介します。

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OneDrive for Business はいろんな拡張子のファイルをブラウザで閲覧できる

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意外と知られていない機能のひとつに、OneDrive for Business に保存された様々な拡張子のファイルをダウンロードすることなくブラウザ上のビューアーで閲覧できるという機能があります。以前から、Office ファイル(Word、Excel、PowerPoint)には Office Online があったため、「Microsoft 製品のファイルだけでしょ?」と思われている方も多くいるのですが、ところがどっこいそうではありません。

というわけで少し紹介したいと思います。

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OneDrive for Business から SharePoint サイトへのファイル コピーが簡単になりました

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先行リリースを有効化しているテナントを確認していたところ、以前からアナウンスされていた「OneDrive for Business から SharePoint サイトにファイルとフォルダーをコピーする」機能が展開されてきていましたので、さっそく試してみました。公式のマニュアルは既に日本語化されています。

OneDrive for Business から SharePoint サイトにファイルとフォルダーをコピーする
https://support.office.com/ja-jp/article/67a6323e-7fd4-4254-99a8-35613492a82f

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SharePoint 2013 以降のドキュメント ライブラリでドラッグ & ドロップのアップロード機能を無効化する

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SharePoint 2013 以降では、ドキュメント ライブラリへのファイルのアップロードが、デスクトップからのドラッグ & ドロップで行うことができるようになりました。これはすごく便利なのですが、ファイルのアップロード時にメタデータを入力させたい場合は、自動的に入力のためのダイアログが開かないため少々手間がかかります。であれば、いっそのことこの機能を無効にして、従来通りのアップロード画面からの利用に統一したいなと思うも、どこからも無効化するための設定を探し出せません。というわけで調べたところ、JavaScript を使って無効化できる方法を発見しました。SharePoint Online でもこの方法で OK でした。

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ドキュメント セットを使うと URL に「ドキュメント%20セット」が含まれるのをなんとかした

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SharePoint 2010 から追加された機能で「ドキュメント セット」という機能があります。関連するドキュメントをひとつのセットとして扱うことができ、セットでワークフローを回せるなど色々と便利な機能です。

ドキュメント セットの概要
https://support.office.com/ja-jp/article/c49c246d-31f1-4bfe-afe2-e26698b47e05

私自身も好んで良く使っていたのですが、大きな不満がひとつありました。それは、ドキュメント セットを利用すると URL へ「ドキュメント%20セット」が含まれるページ(ウェルカム ページ)があることです。

ドキュメント セットの URL を開くと URL は「/DocLib/Forms/ドキュメント%20セット/docsethomepage.aspx?ID=512&FolderCTID=…」のようになります。

まあ、URL に日本語が含まれることについては、SharePoint の場合は日本語名のドキュメントをライブラリにアップロードするとドキュメント名がそのまま URL になってしまうので避けられないことなのですが、なんとなく気持ち悪い…。

ということで、ウェルカム ページの URL がいつ、なんの設定で決定されるのかを検証・確認してみました。

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