Tag( "Document Library" ){ return results; };

ちょっと強引。SharePoint Online で PDF のダウンロードを禁止したライブラリを作ってみる

SharePoint Online を使っていてユーザーからよくある要望のひとつとして、「PDF をブラウザで開けるようにしたいけどダウンロードはさせたくない」というものがあります。ただ、以前は標準機能だけではできず、他のサービスを組み合わせるなど、いろいろ検討されてきました。

そんなもんだよなあ…、と思っていたのですが、ひょんなことから再び調べてみる機会があり、いろいろ試してみると「あれ?モダン UI なら出来るかもしれないぞ…?」というところまで動作を確認できました。

とは言え、設定をするとなんだか上手く動かないところもあり、Microsoft が意図した使い方ではないのかもしれません…。

Read More

SharePoint Online でチームの Microsoft Teams 会議録画一覧ページを作ってみる

Microsoft Teams で行った Web 会議の録画が、これまでの Microsoft Stream から SharePoint Online や OneDrive for Business に切り替わってきているのに気付いている方も多くいると思います。

Microsoft Teams のチームのチャネル会議を行ったときは、会議録画のファイルがチームの SharePoint Online のドキュメント ライブラリの中に保存されますね。せっかく SharePoint に保存されるようになったので、会議録画を一覧で確認できるページを作成してみるのも便利かもしれません。

というわけで、ちょっとそれっぽいものを作成してみました。

Read More

Microsoft Forms を SharePoint Online へのファイルアップローダーとして利用してみる

Microsoft Forms で作成されたフォームでは、回答にファイルを添付することが可能となっています。この添付されたファイルは、個人に紐づくフォームでは OneDrive for Business に、チームに紐づくフォームではチームの SharePoint Online に保存されます。しかしながら、自動作成されるフォルダーにまとめて保存されるだけですので、そのファイルを後から探したりするのが手間になってしまいます。また、SharePoint を利用したドキュメント管理といえば、ファイルにメタデータを付けて管理したくなりますよね。

そこで、Microsoft Formsで回答と一緒にファイルを添付して送信し、それらの情報を基に、ドキュメント ライブラリでファイルにメタデータを付けて整理しながら保存したいなと考えました。Power Automate を利用することで、それっぽく実現できそうでしたので、方法を書き留めておきたいと思います。

Read More

SharePoint Online の組織のアセットライブラリを利用して Office のテンプレートを共有する

SharePoint Online の組織のアセットライブラリを利用すると、モダンサイト作成時に利用できる画像をユーザーと共有することができます。このあたりは昨年にブログに書いていましたね。

SharePoint Online で組織のアセットライブラリを設定しよう
https://idea.tostring.jp/?p=4706

実は、この組織のアセットライブラリを利用すると、PowerPoint や Excel や Word などのテンプレートファイルも共有でき、資料を新規作成するときに Office から簡単に利用できるようになっていました。

これを使うとすごく便利そうだったので、手順をメモしておきます。

Read More

Power Automate のフローで SharePoint リストアイテムの権限を操作してみる

前々から Power Automate でもっと柔軟に出来たら良いなと思っていた SharePoint Online のリストアイテムの権限操作の方法を調べてみたいと思います。

SharePoint Online では、このような権限操作は SharePoint Designer 2013 を利用して SharePoint 2010 ワークフローを作成して実現することが多かったのですが、その SharePoint 2010 ワークフローもそろそろリタイアするという話もあったので、良い機会だなと思いました。

この記事では、僕が調べて試してみた結果を書き留めていきたいと思います。SharePoint のことをある程度知っている人向けの内容なので、細かな説明は省いているところがあります。ご了承ください。

Read More

SharePoint Online モダン ライブラリにファイルの「プレビューを開く」リンク列を追加する

SharePoint Online のモダン ドキュメント ライブラリを利用していてちょっと不便だなと思うところとして、アップした Word や Excel や PowerPoint などのファイルをクリックした場合に Office Online の編集モードで開いてしまうという点があります。

ファイル個別で対応することもできるのですが、これもちょっと手間です。

SharePoint Online や OneDrive for Business で共有した Office ファイルを読み取り専用モードで開かせる
https://idea.tostring.jp/?p=4402

「列の書式設定」でプレビューを開く列を作成できないかなと思い試してみました。

Read More

SharePoint Online や Microsoft Teams でウイルスに感染したファイルを共有したらどうなるの?

SharePoint Online や Microsoft Teams はウイルスチェックしてるんですか?と、今日はそんな質問を受けました。

してるはずだけど…、そういえばどういう動作になるんだろうな?というわけで、さっそく試してみました。

2020 年 3 月時点の動作です。

Read More

SharePoint Online や OneDrive for Business の「共有」をじっくり観察してみる

SharePoint Online や OneDrive for Business に保存されているファイルは、簡単に他のユーザーと「共有」することができます。

とても便利な機能ですが、ちゃんと知っておかないと意図しない共有をしてしまうこともありそうなのでちょっと検証してみました。

試してみると、なかなかどうしてクセがあるなと思わせるところもありましたので、検証してみた結果をメモしておきたいと思います。

Read More