SharePoint では半ば常識のように「5,000 件問題」が話題になりますが、あまりに有名になりすぎてしまったがために今日時点での正しい情報を知っている方が少ないようにも思います。
SharePoint Online では、このような制限の緩和やパフォーマンス向上に関するアップデートも日夜行われており、「5,000 件問題」への対応も大きく進んでいます。
そうして制限が緩和されたことにより、現在では「20,000 件」が新たな制限となっていますが、その制限も多くの場合に回避できます。
今回は検証結果と合わせて紹介したいと思います。
Microsoft Teams では、チャットなどのコミュニケーションが話題になりますが、個人的には「タブ」の機能をいかに上手く活用できるかが業務の改善では重要になると思っています。
そこで、今回は新入社員研修のようなシナリオにおいて、どんなタブをチームに用意していくと良いかについて自分が利用した事例を基に紹介してみたいと思います。また、このチームは、受講生と研修講師がメンバーとなり利用するチームを想定しています。
あくまで一例ということで。
Microsoft Teams の会話の中で共有されたファイルは、そのチャネルの「ファイル」タブに保存されるわけですが、ファイルの実態はチームに紐づく SharePoint Online サイト コレクションのドキュメント ライブラリに保存されています。
Microsoft Teams のファイル タブと SharePoint Online のドキュメント ライブラリを見比べてみると、SharePoint Online のドキュメント ライブラリの方がファイルにメタ情報を追加できたり、フィルター機能が利用できたり、検索機能が利用できたりと高機能です。
そこで、Microsoft Teams のタブとして、フル機能の SharePoint Online のドキュメント ライブラリを追加できたら便利なんじゃないかというわけで試行錯誤してみました。
近ごろ、SharePoint Online や OneDrive for Business に保存されているファイルを他のユーザーと共有する時に利用できる「ダウンロードを禁止する」の設定が追加されました。
この設定を利用できるのは「すべてのユーザー（匿名ユーザー）」または「（組織内）のユーザー」と共有する場合で、かつ、Office ドキュメントの場合のようです。
さっそく動作を確認しましたのでメモしておきます。
早く使えないかなと期待していた「View formatting」という機能がターゲット リリースのテナントで利用できるようになっていました。機能の日本語名は「ビューの書式設定」のようですね。
これまでも利用できていた「Column formatting（列の書式設定）」は、文字通り「列」の表示形式を JSON により指定できるものでしたが、この「View formatting（ビューの書式設定）」では、リストやライブラリに登録された「行」つまりは「アイテム」の表示形式を同じく JSON で指定できるものになっています。
ちなみに、Column formatting を試したときの記事は下記のリンク先です。
SharePoint Online モダン リストの Column formatting を試してみた
https://idea.tostring.jp/?p=3163
これにより、モダン リストにおけるビューの表現力がグッと高まると思います。さっそく試してみましょう。
Microsoft Flow にある SharePoint コネクタを見ていたところ「コンテンツの承認状態を設定します」というアクションを見つけました。はは～ん、これで SharePoint のドキュメント ライブラリに保存されたドキュメントの承認ワークフローを作れば良いんだな？と思い試してみたところ、ちょいと工夫が必要そうだったのでメモを残しておきます。
ちなみに、「コンテンツの承認状態を設定します」アクションのドキュメントは下記のリンク先ですね。
SharePoint – Connectors | Microsoft Docs – Set content approval status
https://docs.microsoft.com/ja-jp/connectors/sharepointonline/#set-content-approval-status
SharePoint Online のモダン UI リストやライブラリの機能にも新機能がいろいろと実装されてきていますが、最近新たに実装された「プロパティの一括編集」が便利だったのでご紹介します。
こうした一見地味なのですが、ちょっとした使い勝手の上がる機能は嬉しいですね。
先行リリースの機能として SharePoint Online のモダン リストに新たに追加された Column formatting という機能を試してみました。この機能は、Excel でいうとセルの条件付き書式のような機能となっており、列に入力された値に応じて文字の色を変えたり、アイコンを表示したりといったカスタマイズが行えます。下図のサンプルは、Microsoft さんのものを拝借しました。
こうしたカスタマイズは従来のリストでは JS リンクといった機能を利用して実現できましたが、Column formatting はそれのモダン リスト版となっており、JS リンクと同様に簡単にカスタマイズが行えるようになっています。後述の GitHub に華やかなサンプルがありますが、そのサンプルを迷いなく利用したり、ちょっと手を加えて自分好みにカスタマイズしていくためにも、基礎を抑えながら動作を見ていきたいと思います。
それでは、さっそく試してみましょう。
