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IRM ライブラリとドキュメントの “送信” 機能の組み合わせ動作を確認してみる

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SharePoint からダウンロードされたドキュメントの保護を行うために、IRM(Information Rights Management)の機能は有用です。また、ドキュメント管理においてドキュメント ライブラリ内のファイルを別のライブラリへ送ることができる “送信” 機能は、複数のライブラリやサイトにあるドキュメントをひとつのライブラリへ集約するなどのシナリオで有用です。(ただ、近ごろの SharePoint Online の UI を見ていると、だんだんと影が薄くなっている気がします。オンプレミスでは、SharePoint Designer で作成するワークフローからもドキュメントの送信を行えるのですが、SharePoint Online では対応していませんし…)

これらの IRM と “送信” 機能を組み合わせて利用すると、面白い動作だったので紹介します。

この記事を書いている時点での動作確認は下記の環境を利用しています。

  • SharePoint Online
  • Azure Rights Management
  • Office 2016

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ドキュメント ライブラリに書類のフォーマット・テンプレートを登録しておく

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SharePoint Online のドキュメント ライブラリの「新規作成」メニューからは、あらかじめ「Word 文書」「Excel ブック」「PowerPoint プレゼンテーション」「OneNote ノートブック」を簡単に作成するためのメニューがあります。

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ただし、こちらのメニューから作成したものはまっさらのドキュメントになっており、正直なところ使い方に困ってしまいます…。今回は「コンテンツ タイプ」を利用することで、ここに様々なドキュメントのフォーマットを登録する方法・手順をご紹介します。

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リスト「インデックスの自動管理」の動作を確認してみた

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SharePoint Online へは、いつからかリストの詳細設定に「インデックスの自動管理」という設定項目が追加されていました。(既定で有効)説明には「インデックスの自動管理を使うと SharePoint でこのリストの列インデックスが保持され、ビュー内で最適なクエリのパフォーマンスを提供できます。」と記載されており、良いこと尽くめなのですが、その動作の詳細については不明のままでした。

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先日、SharePoint Server 2016 IT Preview がリリースされ、こちらにもインデックスの自動管理機能が実装されていたことから、動作について色々と見えてきたので検証を行ってみました。※検証は SharePoint Server 2016 IT Preview を用いて行っています。製品版で同様に動作するかはわかりません。

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リストやライブラリの「ブラウザーに表示しない」設定

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SharePoint サイトに含まれるリストやライブラリは「サイト コンテンツ」の画面で一覧することができるのですが、一般のユーザーには触らせたくない、または、システム上必要だけど業務に不要なリストやライブラリは見せたくないといった要望が挙がることがあります。
たとえば、「スタイル ライブラリ」などが分かりやすい例で、サイトのデザインなどに関わる作業中は必要ですが、それが終わると「サイト コンテンツ」に表示しておく必要はありません。

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リストやライブラリのビュー セレクター メニューにビューを4つ以上表示する

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SharePoint 2013(Online)のリストやライブラリでは、ビューのヘッダーメニューとして「ビュー セレクター メニュー」が表示されています。リボン メニューから選択する方式よりも手軽で分かりやすいのですが、欠点が1つだけあります。それは「ビューが3つまでしか表示されずに、のこりは「…」にまとめられてしまう」ということです。ここにもっとたくさんのビューへのセレクター メニューを並べたいと思いましたので調べてみました。

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静的 HTML ファイルを SharePoint にアップロードして公開する

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静的 HTML にて作成していたポータルを運用されていたユーザーさんなどで、サーバーの老朽化などで取り急ぎそれらのファイルを SharePoint のドキュメント ライブラリへアップロードして閲覧可能にすることはできないか??といった要望はじつは珍しくありません。

実際に試してみると、HTML ファイルを単純にドキュメント ライブラリへアップロードした場合は、ドキュメント ライブラリからファイルをクリックすると「ダウンロード」の動作となってしまいます。これは SharePoint のサーバー側の設定によるもので、こうしたファイルをブラウザで開くことを禁止されているからです。ただし、簡単な手順でこれをブラウザで開くようにすることができます。

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SharePoint Online で、ドキュメント ライブラリから Office 文書を開く際の URL に注目してみる

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SharePoint Online では、Office Online が利用可能になっており、ドキュメント ライブラリへ格納された Office 文書(.docx、.xlsx、.pptx など)をブラウザで表示および編集ができるようになっています。今回は Office Online を利用する際の URL へ注目してみました。

とても地味な内容ですが、知っておくと便利なことがあるかも?と思い投稿します。

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サイト テンプレートに含まれるビューの不具合をなんとか応急処置してみた

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先日、SharePoint Online 上で作成したサイト テンプレートから作成したサイトで、一部の設定が反映されていないところを見つけました。その設定はビューの設定の「フォルダーなしですべてのアイテムを表示する」です。

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テンプレートの元サイトでちゃんと設定しても、テンプレートから作成したサイトでは設定が正しく反映されていません。

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どうやらサイト テンプレートを作成する内部処理で設定が抜け落ちでしまうようなので、サイト テンプレートファイルを直接編集してしまいます。こうした編集は、もちろんサポート外だと思います。

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