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Microsoft Teams の通知の設定を見直してみる

Microsoft Teams を利用していると、自分に関係のあるチャットやメンションなどの通知を受け取ることができます。この通知の設定は、各自の利用方法に応じて設定を見直しておくとより便利に使うことができます。

地味な機能のためかあまり話題にあがることがありませんが、Microsoft Teams を利用してコミュニケーションを円滑に行うためにはとても重要な機能です。

どんな設定があるのか、また、僕のオススメの設定を書いておきたいと思います。

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Microsoft Teams の Web 会議でレコーディングした動画を Microsoft Stream で整理しよう

Microsoft Teams の Web 会議では、会議の様子をレコーディングして動画として残すことができ、また、その動画は Microsoft Stream に保存されるため共有も簡単に行うことができます。

しかし、Microsoft Stream はその使い方にちょっとクセがあるので、なかなか使い方が分からない人もいるかと思います。ここでは簡単に使い方をメモしておきます。

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Microsoft Teams の Web 会議でプレゼンするときでも PowerPoint の発表者ツールを使いたい

Microsoft Teams で Web 会議を行うことも増えてきましたね。そしてそんな会議では、PowerPoint で作成した資料を画面で共有してプレゼンを行うこともあるかと思います。

そうなると使いたくなるのが、会議室のプロジェクターでは利用できていたあの機能…、PowerPoint の「発表者ツール」です。

プロジェクターはないし、外付けディスプレイもないし、なにか良い方法は…、と試行錯誤してたどり着いた方法を紹介します。

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Microsoft Teams で Web 会議をレコーディングするときは動画の権限にも気を付けよう

Microsoft Teams では、Web 会議を簡単に動画として記録し、残しておくことができます。Web 会議で記録された動画は、Office 365 に含まれる Microsoft Stream という動画共有サービスに保存されていますが、Microsoft Teams とは別に Microsoft Stream でも動画に権限が設定されています。

ちょっとした勘違いで、本当は見られたくなかった会議の動画が社内から見られる状態になってしまっていたという事態を避けるためにも、少し動作を確認しておきましょう。

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Microsoft Teams の Web 会議でカメラ画像をピン留めする

Microsoft Teams の Web 会議では、参加者のカメラ画像が最大 4 人分表示されます。(5 月にかけてのアップデートで、最大 9 人まで表示できるようになるみたいです!)

ただし、場合によっては発表している誰か一人だけのカメラ画像を大きく表示したい場合もあると思います。そうした時に便利なのが「ピン留め」の機能です。

この機能はとても便利なのですが、意外に認知度が低いようなのでご紹介します。

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Microsoft Teams を活用している気分になれるチャネル構成を考える

Microsoft Teams では、チームを作成すると、そのチームの中に「チャネル」を複数作成することで、チーム内の話題や情報を整理することができます。

投稿数が多くなるチャットをベースとしたコミュニケーションでは、このチャネルを上手く使うことが重要になってくるのですが、慣れていないと「じゃあ、どういったチャネルを作れば良いんだろ…」と悩んでしまいがちです。

これまで利用してきた経験から、よくありがちなチャネル構成と運用などをまとめてみようと思います。

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Microsoft Teams の Web 会議で画面やスライドを共有する

Microsoft Teams の Web 会議では、発表者のデスクトップに映っている画面や、PowerPoint のスライドを相手と共有しながら会議を行うことができます。

こうしたコンテンツの共有をスムーズに使えると、Web 会議は一気に快適になりますよね。

操作方法や出来ることを簡単にまとめてみます。

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Microsoft Teams の Web 会議でスマホをマイクスピーカー代わりに使う

Microsoft Teams で Web 会議をしようと思うと、マイクやスピーカーをどうするかということが問題になることも多くあります。

特に、Web 会議に慣れないうちは会議室など一か所に集まり、ひとつのパソコンを囲んで拠点間で Web 会議を行うなども良くあると思います。そうしたときにはパソコンのスピーカーやマイクでは力不足で、少し離れた場所にいる人の声は良く聞こえないといったことがあります。

また、自宅などで行うにしても、パソコンに備え付けられているマイクの品質が良くなく、上手く音声を拾ってくれないなどで Web 会議に不満を持つこともあります。

そんな悩みがあったのですが、Microsoft Teams にはスマートフォンのマイクやスピーカーを使うことで快適に出来る方法があったので紹介します。

僕は iPhone しか持っていないため iPhone での操作になります。

(2020/4/20 追記)リモートワークの需要増のためか、この記事のアクセス数も伸びています。この方法はスマホが直接インターネットと通信を行います。あらかじめスマホを Wifi に繋いでおくなどして、ギガの消費にご注意ください。

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