Office 365 を利用していると、社内の会議では Exchange Online / Outlook の会議出席依頼を送って会議の参加者と部屋の予定を抑えたりしていると思います。

実はこの会議出席依頼、社外の参加者にも送ることができます。

会議出席依頼を社外の参加者に送ることができることの認知度が低いせいかなんなのか、なぜか日本国内では社内限定で使われることが多いように思います。一方で、海外の方とやり取りをしていると、日常的に会議出席依頼が送られてきますね。

社外の参加者に会議出席依頼を送る

社外の参加者に会議出席依頼を送る方法は簡単で、いつも通りに会議出席依頼を作成し、宛先に社外の参加者のメールアドレスを含めるだけです。

すると相手にはいつも通りの会議出席依頼が届きます。このまま承諾してみましょう。

会議出席依頼を送った側でも、相手の承諾通知が届き、カレンダー上の表示も相手が承諾したとの表示に変わりました。

社内の会議出席依頼と全く同じですね。

相手が Office 365 を利用していなかったら?

今度は相手が Office 365 を利用していなかったらどうなるかを確認してみます。たとえば、Google の G mail に送ってみましょう。

届きました。このまま会議出席依頼を承諾することもできます。もちろん、Google カレンダーにもしっかりと登録されます。次は Yahoo! メールに送ってみましょう。

届きましたが、.ics (iCalendar) ファイルが添付されているメールだけです。実はこれが会議出席依頼の正体で、iCalendar 形式のメールを相手に送っているだけです。

つまりは、Office 365 の会議出席依頼を社外とやり取りできるかは、相手が Office 365 である必要はなく、相手のメーラーが iCalendar に対応しているかが大事になります。

また、会議出席依頼の承諾通知も同様に、主催者にメールが送信される動作となっています。

さいごに

こんなかたちで、会議出席依頼を送る相手が社外の参加者であっても、いつも通り送ることができます。特に最近では、Office 365 や G Suite を利用している企業も多いでしょうから、会議の予定をメールではなく、会議出席依頼でやり取りすると便利になると思います。

会議出席依頼を利用すると、会議の日程変更やキャンセルなども自動的に参加者の予定表に反映されますからね。