Microsoft Teams の Web 会議出席依頼を受け取ったとき、「あー、あの人も参加者に追加したい」と思ったことはありませんか?

Web 会議への参加 URL は、それを知っていれば誰でも利用できるため、その人に参加 URL だけを教えてあげるという方法もあります。しかしこの方法では、会議の日時が変更されるなどで会議出席依頼の内容が修正されるたびに、その内容を伝言する必要があり不便です。

であれば、やはり会議出席依頼の送り先に加えてもらおうとしますが、参加者の追加は会議出席依頼を送信した開催者しか行うことができず、毎回お願いするのも面倒です。

そんなときに使えるのが会議出席依頼を転送する機能です。

会議出席依頼を転送する

操作も簡単。自身に届いた会議出席依頼を開き、メニューから [転送] をクリックし、転送先を指定するだけです。

会議出席依頼の転送を受け取ったユーザーのカレンダーには、転送された会議が登録されます。

このとき、はじめに会議出席依頼を送った開催者にも、会議出席依頼が転送された通知が Outlook に届き、いま誰に会議出席依頼が届いているのかを確認することができます。会議出席依頼を確認すると、転送を受け取ったユーザーが任意参加者として追加されています。

(会議出席依頼の転送を行ったユーザーからは、転送先のユーザーが会議の参加者として表示されるまでに数分のタイムラグがあるようです)

転送されたのは会議出席依頼そのものなので、例えば開催者が会議の日時を変更した場合であっても、新たに追加された転送先のユーザーにも会議予定の変更が反映されます。

会議出席依頼の転送を禁止する

会議によっては、このように会議出席依頼を転送されては困るという場合もあるかもしれません。そんなときには、会議出席依頼を送るときに、[返答のオプション] から [転送を許可する] のチェックを外しておきましょう。

これによって参加者は、会議出席依頼を転送できなくなります。

さいごに

普段の会議でも、「この会議の内容ならあの人にも参加して欲しい」と声掛けする機会は少なくないと思います。そんなときには、会議 URL だけをただ伝えるのではなく、会議出席依頼を転送することで、参加者を把握しやすくなったり、会議予定の変更を伝える手間を省くことができます。

ちょっとしたワザですが、覚えておくと便利ですよー。