（2023/8/31）この記事の内容は検証中です。動作が確認できたら書き換えます。
Viva Engage (Yammer) に関する少ない要望のひとつが、毎週のように社内の全ユーザーに送られてくる通知メールを、管理者によって一括で無効化する方法がないのかというものです。
残念ながらこのメールを無効化する管理者メニューは提供されていないため、何かしら他の工夫をして対処するしかありません。というわけで、Exchange Online のメールフロールールを利用して、ユーザーに届く通知メールを破棄してしまおうと思いました。
Viva Engage から届くメール
Viva Engage から届くメールの中でも問題視されがちなのが、件名が「組織全体で何が起こっているかを検索します。」というものです。件名が英語で「Discover what’s happening across your organization.」となっている場合もあります。
このメールは週に 1 度、会社で利用している Viva Engage のコミュニティへの投稿や、ユーザーのストリームラインの投稿などがまとめられて届きます。これによって、見逃していた情報を見つけられたり、新たな気づきが得られたりする効果はあるのですが、企業によっては無効化したいと考えることも多いようです。「なんとなくストーリーラインに投稿したら、翌週には全社員にメールで配信されてしまって焦った」ということもよく聞くトラブルのひとつです。
ユーザー個別で無効化する
このメールは、受け取ったユーザーがそれぞれ個別に無効化することができます。無効化するには、届いたメールの本文下にある「購読を中止」をクリックします。
Viva Engage のユーザー設定にある「通知」からも、このメールの有効化・無効化を行うことができます。無効化するには、自分の所属している組織名を展開し、「組織のハイライトがあります (毎週)」のチェックを外して「保存」をクリックします。有効化するには、この項目にチェックを入れ直しましょう。
この設定は、ユーザーが各々行う必要があり、IT 部門などの管理者が一括で設定することができません。
メールフローのルールで通知メールを破棄
さて、ここからが本題です。管理者の操作によって、Viva Engage からのメールをユーザー届かないようにするには、送信経路の途中でそのメールを破棄してしまえば良いという考え方もできます。Exchange Online では、ユーザーが送受信するメールの動作を、メールフローの「ルール」という機能で制御ができます。
設定するには、Exchange Online の管理センターを開き、[メールフロー] – [ルール] を開きます。Viva Engage から届くメールは、「yammer.com」のメールドメインが送信元となっており、件名には先ほど紹介したように「組織全体」や「organization」というキーワードが含まれます。この条件のメールに対してルールが適用されるように、次のように設定します。合わせて、この条件に一致するメールには、「メッセージをブロックする」が処理されるようにアクションを設定しておきます。
ルールを作成した後は、一覧からルールを開き、 [ルールを有効または無効にする] で「有効」に切り替えます。設定はこれで終わりで、あとはメールが送られてくるまで待機し、処理が行われることを確認します。
メールフローのルールの処理結果をレポートで確認
メールフローのルールに設定された処理の結果は、[レポート] – [メールフロー] の [Exchange トランスポートルールのレポート] から確認することができます。
レポートに表示されるまでは、実際に処理されてから 24 時間ほどかかる場合もあるようなので、少し気長に待ちましょう。今回の週次のメールを処理対象にしたので、1 週間後くらいに確認すれば良いですね。
まとめ
このようにして、Viva Engage からユーザーに送られる通知メールを途中で破棄することで、実質的に無効化することができるはずです。（後日書き直し）
