SharePoint Online のドキュメント ライブラリの「新規作成」メニューからは、あらかじめ「Word 文書」「Excel ブック」「PowerPoint プレゼンテーション」「OneNote ノートブック」を簡単に作成するためのメニューがあります。
ただし、こちらのメニューから作成したものはまっさらのドキュメントになっており、正直なところ使い方に困ってしまいます…。今回は「コンテンツ タイプ」を利用することで、ここに様々なドキュメントのフォーマットを登録する方法・手順をご紹介します。
サイト コンテンツ タイプを作成する
まずは「サイト コンテンツ タイプ」を新たに作成し、この新たなコンテンツ タイプにフォーマットを紐付けます。[サイトの設定]-[Web デザイナー ギャラリー]セクションの[サイト コンテンツ タイプ]を開きます。
一番上の[作成]をクリックし、作成画面を開きます。
ここでは、次の項目を入力・設定します。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 名前 | このコンテンツ タイプの名前を入力します。ユーザーにわかりやすい名前にします。 |
| 説明 | このコンテンツ タイプの説明を入力します。こちらも、ユーザーにわかりやすい説明にします。 |
| 親コンテンツ タイプ | 今回は、既定のドキュメント ライブラリでも利用されている「ドキュメント」を親コンテンツ タイプに指定します。 |
| グループ | コンテンツ タイプの管理に利用するグループです。まずは、既存のグループ「ユーザー設定のコンテンツ タイプ」で問題ないと思います。 |
コンテンツ タイプの作成ができたら、設定の[詳細設定]を開きます。
詳細設定の画面で、[ドキュメントのテンプレート]で[新しいドキュメント テンプレートをアップロードする]を選択し、作成しておいた Office 文書のテンプレートとなるファイルをアップロードします。
ここで用意するファイルは、特別な作成方法があるわけではなく、通常の Office ファイルです。今回は Word 文書を登録しますが、拡張子もいつもの .docx です。
同じ手順で、他にも必要なものがあればコンテンツ タイプを作成しておきます。次に、これをドキュメント ライブラリから利用できるようにします。
ドキュメント ライブラリへ登録する
まずは、ライブラリの設定から[全般設定]セクションの[詳細設定]を開きます。ここでは、[コンテンツ タイプ]の設定で、[コンテンツ タイプの管理を許可する]を[はい]に変更します。
この設定を行うと、ライブラリの設定の画面に[コンテンツ タイプ]のセクションが表示されますので、[既存のサイト コンテンツ タイプから追加]をクリックします。
コンテンツ タイプの追加画面では、[追加するコンテンツ タイプ]に先ほど作成したサイト コンテンツ タイプを追加します。
おつかれさまでした、設定は完了です。動作を確認してみましょう。
動作を確認する
ドキュメント ライブラリの「新規作成」メニューをクリックすると、先ほど追加したコンテンツ タイプが選択可能になっています。※今回は、もうひとつパワーポイントのテンプレートも追加してみました。
ちなみに、リボンメニューからも選択できます。
クリックすると、Office Online が編集モードで開き、登録したフォーマットからスグに書類作成を始められるようになります。Office Online ですので、複数人で同時編集もできますね。もちろん、Office クライアントへ切り替えて編集することもできます。
さいごに
こうしたフォーマットが決められた書類を作成する場合は、「前回作成したファイルは…」と探すところから始まったり、「前回の内容を一旦消して…」と余計な作業が発生しがちです。保存する場所のドキュメント ライブラリへこうしてフォーマットを登録しておくことで、探す手間・作業や、保存される書類のフォーマットなどを統一することができます。一度設定しておくだけですので、登録しておいて作業効率を上げましょう！
