(2019/7/12 追記)いつからか、チャネルのフォローが無くなり「チャネルの通知」という機能に代わっていました。

Microsoft Teams をガンガン使って行く場合、設定しておくと便利なのがチームのチャネルの「表示・非表示(以前はお気に入りだった)」と「フォロー」です。

ただし、これらを上手く使うためには、合わせて「チャネル宛のメンション」の使い方も知っておく必要があります。

そこで今回は、これらの動作をまとめてみたいと思います。

チャネルの表示・非表示

まずは、チャネルの表示・非表示についてです。チャネル名の横に表示される […] から非表示にしたり、非表示チャネル場合は、チャネル名の横に表示される [表示] から表示に設定を変更できます。

表示に設定されているチャネルは、チームの下に一覧で表示され、非表示に設定されているチャネルは、「非表示のチャネル」としてまとめられて表示されます。

表示・非表示のもう一つ大切な動作は、チャネル宛のメンションは、チャネルを表示に設定しているユーザーにのみ通知されるという点です。チャネル宛のメンションは、投稿時に @Channel と指定することで投稿することができます。

ちなみに、チーム宛のメンションである @Team は、表示・非表示に関係なくチーム内の全てのユーザーに通知が届きます。

チャネルのフォロー

チャネルのフォローも、チャネル名の横に表示される […] から設定ができます。

こちらの特徴は、非表示に設定しているチャネルはフォローできないという点です。表示に設定しているチャネルのみをフォローできます。

また、フォローしているチャネルでは、メンションなど関係なしに、チャネル内の全ての投稿に関して通知が届きます。「絶対にこのチャネルの情報は見逃さないぞ!」というチャネルに対してフォローの設定をしておくことになります。

表示・非表示、フォローのチーム所有者による制御

表示・非表示については、新たにチャネルを作成するときや、チーム所有者であれば [チームを管理] – [チャネル] からメンバーに対して一括で設定ができます。ここで、「メンバー向けに表示」にチェックを入れたチャネルは、チームメンバー全員に対して表示の設定になります。

ただし、「メンバー向けに表示」を設定したチャネルであっても、メンバーは自由に非表示に切り替えることができます。表示を常に強制するための設定ではありません。

一方で、チャネルのフォローの設定ですが、こちらはチーム所有者から設定できることはありません。メンバーがそれぞれ自分で設定する必要があります。

「一般」チャネルは特別扱い

チームを作成したときに必ず作成される「一般」チャネルですが、こちらは特別なチャネルになっており、非表示に設定することができません。チーム内の全てのユーザーで常に表示に設定されるチャネルになります。

ただし、「一般」チャネルであっても、フォローの設定はメンバーが個別で行います。

また、「一般」チャネルのみ、メンバーは投稿できず、所有者のみ投稿できるように設定することができます。

3 段階で選べるチャネルとの関わり方

ここまでの内容をまとめると、チームのメンバーとチャネルとの関わり方には次の 3 つの段階があります。

チャネルの設定通知の動作メンバーとチャネルの関係
フォロー全ての投稿が通知される最重要
表示チャネル宛のメンションが通知される関わりがある
非表示チャネル宛のメンションが通知されない関わりがない

チーム内できちんと「表示・非表示」を使い分けられると、チャネル宛のメンションを利用することによって、そのチャネルに投稿される情報と関わりのあるユーザーにのみ通知が届くことになります。

Microsoft Teams では、このようにして情報を受け取る側が、受け取る情報を取捨選択でき、また、情報を送る側も、メンションによって適した相手に情報を送ることができます。重要な点は、受け取る側と送る側のそれぞれに責任があるという点です。受け取る側は、自身に必要な情報が届くように設定しておく責任があり、送る側は、適した相手に情報が届くようにメンションを使い分ける責任があります。やっぱり Microsoft Teams は、コラボレーションのためのツールですからね。

そして、「一般」チャネルは、必ず「表示」以上の設定となります。つまりは、チームのメンバー全員に関わりのある情報のみを投稿することが、Microsoft Teams を利用する上では望ましいということです。

さらには、チーム宛のメンションである @Team は、受け取る側の設定に関係なく通知が届けられます。これはつまり、受け取る側の設定を無視するほど重要な情報であるということの送る側の意思表示ですので、@Team の乱用は避けるべきであると思います。

さいごに

Microsoft Teams を利用しているユーザーでも、意外と知られていないチャネルの「表示・非表示」と「フォロー」の使い方をまとめてみました。これらの機能とチャネル宛のメンションを使うことで、情報を求めている人へきちんと届けられるようになります。特に、大人数で使っているチームでは、これらの機能を覚えておくと運用がスムーズになると思います。