社内の業務で Power Automate で作成し便利に使っていたクラウド フローですが、これまた業務では避けられない異動等によって他の担当者に引継ぐことになりました。
自分で作って便利に使っていたものだからこそ、やっぱり次の担当者の人にも使ってほしいですよね。
そこで「さて、どういった方法で引継ごうかな」と検討したときに考えたことをメモしておきます。今回考えた引継ぎの方法は「新たに作り変える」「共同所有者権限を利用する」「コピーの送信を利用する」の 3 パターンです。
新たに作り変える
まずはじめに考えたのは、これまで利用してきたフローはいったん捨てて、次の担当者さんにもう一度作ってもらうことです。この方法は手間はかかりますが、次の担当者さんに Power Automate の使い方やフローで行っている処理などを教えながら進められるので、スキルトランスファーも同時に行えるのが最大のメリットですね。
とは言え、今回はある程度 Power Automate を知っている人への引継ぎであったため、この方法は不採用となりました。
共同所有者権限を利用する
個人で作成したフローは作成者がフローの所有者となるのですが、フローには自分以外に「共同所有者」を設定できます。共同所有者権限を与えられたユーザーは、所有者と同様にフローの編集や管理を行うことができるわけです。この方法のメリットは、引継いだあとも何かあれば次の担当者さんの相談に乗ったりしながら、自分でも引続きフローを弄ったり見たりすることができる点です。デメリットは、フローに含まれるアクションの接続設定を、次の担当者さん用に設定してもらわないといけないので、その設定の手間がかかる点ですかね。
とは言え、今回はもう手を完全に離しても良さそうだったのと、何かあれば後から自分を共同所有者として加えてもらえば良いので、この方法も不採用となりました。
ちなみに共同所有者として Microsoft Teams で作成したチームを指定することもできます。チームで利用するようなフローでは、共同所有者としてチームを加えておくことで、チームメンバーみんなで管理できます。
コピーの送信を利用する
今回の引継ぎで採用したのは、「コピーの送信」を利用する方法です。この方法では、自分の作ったフローを誰かにコピーとして渡して、新しく作ってもらう方法です。この方法のメリットは、なんといってもコピーからフローを作成できるので、新しく作り変えるといってもほぼ手間いらずなところですね。テンプレートからフローを作成するときと同じような形で、作成してもらうことができます。
まずは、フローの管理画面から [コピーの送信] をクリックし、タイトルや説明、送信先を指定して次の担当者に送ります。
コピーが送られた次の担当者にはメールが届いているので、メールから [マイ フローの作成] をクリックして、フローを新たに作成してもらいます。
すると、テンプレートから作成するときのように、フローを実行するために必要な接続情報の確認を求められます。特に個別の設定が必要なければ、そのまま [フローの作成] をクリックするだけです。
これだけの手順で、自分が作ったフローを次の担当者さんが利用できるようになりました。簡単ですね。 元のフローはコピーから新しいフローが作成できたのを確認したら無効化しておき、その後も問題がないようなら削除してしまっても良いですね。
この方法のデメリットは、これまでの実行履歴は破棄されてしまう点です。今回の場合は、実行履歴は不要だったので問題なかったのですが、どうしても実行履歴も込みで引継ぎたいという場合は、上で紹介した共同所有者権限を利用する方法が良いと思います。
さいごに
こんなことを考えながら、Power Automate で作成したフローを含む今回の引継ぎでは、「コピーの送信」を上手い具合に利用して簡単に済ませることができました。ただし、メリットがあればデメリットもあるので、機会が違えば別の方法を選択することもあるかもしれません。
特に最近では、業務で行うフローは Microsoft Teams のチームに共同所有者権限を設定することも多く、できるだけこうした引継ぎの手間は少なくする方法がないかと検討しているところです。
他にもこうした引継ぎ方法があるよということがあれば、ぜひ教えていただきたいです。
