Microsoft Teams では、チームを作成すると、そのチームの中に「チャネル」を複数作成することで、チーム内の話題や情報を整理することができます。
投稿数が多くなるチャットをベースとしたコミュニケーションでは、このチャネルを上手く使うことが重要になってくるのですが、慣れていないと「じゃあ、どういったチャネルを作れば良いんだろ…」と悩んでしまいがちです。
これまで利用してきた経験から、よくありがちなチャネル構成と運用などをまとめてみようと思います。
お知らせ系チャネル
チームメンバーに適切に届けたい「お知らせ」の情報は、独立したチャネルに分けることを強くオススメします。
新たにチャネルを作成しても良いですが、既定で作られる「一般」チャネルをお知らせ用途でのみ利用するのもオススメです。なぜなら、この「一般」チャネルは、チームの中で唯一非表示にできないチャネルであり、確実にチームメンバーに表示されるチャネルだからです。
このチャネルについては、通知の設定を必ず行うというルールをメンバーに周知し、さらには、投稿には必ず「件名」を付けることというルールにします。
質問系チャネル
チームメンバーに業務に関する話題で問いかけるような「質問」の情報は、独立したチャネルに分けることをオススメします。
こうした質問は、あとから他のメンバーが参照することが多々あり、独立したチャネルとすることで探しやすくします。
また、このチャネルへの投稿には必ず「件名」を付けることというルールにします。こちらも探しやすくするためのルールです。
依頼系チャネル
メンバー間で何か「依頼」ごとを行うような投稿も、独立したチャネルに分けておくと良いです。
チャネルを分けておくことで、相手の見落としを減らせます。依頼をしたい相手へのユーザーメンションを使うことも効果的です。必ず「件名」も付けることというルールにします。
こうした依頼ごとは、相手が確認したかどうかや進捗なども可視化したくなるので、いいね！などのリアクションを上手く利用するのも良いですね。僕の身近でも、投稿を確認したら「👍」、依頼の対応が終わったら「🧡」として運用しているチームがあり、すごく良さそうでした。
もちろん、よりしっかりと管理するために、Microsoft Planner をタブに追加しておくのもオススメですよ。
定期報告系チャネル
日次や週次などの「定期報告」の情報は、フォーマットが決まっていることもあり、また、他の情報に埋もれて見落とすことを防ぐために、独立したチャネルに分けることをオススメします。
入力フォーマットにこだわりがあるのであれば、Power Apps でフォームを作成しタブとして追加しておくのもオススメです。
雑談系チャネル
日ごろのちょっとした情報共有や雑談などは、独立したチャネルに分けておくことがオススメです。
こうした雑談は投稿数も多く、また、投稿内容の価値がスグになくなってしまうような話題も多いため、他のお知らせや質問、依頼などに混ざってしまうと、他の重要な情報の邪魔になってしまいます。
運用ルールは緩くても良いでしょう。Microsoft Teams に慣れていないユーザーも、まずはここで気軽に操作方法を練習したりしてみるのも良いですね。
業務分類別チャネル
この業務分類別チャネルは、このチームがどういった業務を行っているかで構成が異なります。ただし、Microsoft Teams のチャネルでは、階層構造を作ることができない点だけには注意が必要です。
たとえば、部門のチームの中に、プロジェクトごとでチャネルを作ると、その下にプロジェクトのフェーズやタスクごとのチャネルを作成することができません。こうした場合には、部門チームのほかに、プロジェクトごとのチームを作る必要があります。
チームにするかチャネルにするかのひとつの判断ポイントでもありますね。
チャネルの並び順
重要なチャネルほど上に表示したいのが人の性ですが、Microsoft Teams ではチャネルの並び替えは手動では出来ません。並び替えしたいのであれば、チャネル名に数字などを付けて工夫しましょう。
目立たせたい場合にはチャネル名に絵文字を含めることもできます。Windows 10 であれば「Win」キー + 「.」を押すことで、絵文字入力のメニューが表示されます。
このあたりも工夫ですね。
チャネルの表示・非表示
どのチャネルが表示されているかは、実はユーザーごとに異なる点にも注意が必要です。ユーザーは個別にチャネルの表示・非表示を切り替えることができるからです。
チャネル数が増加すると、新しく作成したチャネルが自動的に非表示になってしまい、そのチャネルの存在に気づかれないことがあります。その場合は、チャネル作成時に「すべてのユーザーのチャネルのリストでこのチャネルを自動的に表示します」にチェックを入れましょう。
あとからユーザーがチャネルを非表示には出来るものの、一旦はすべてのユーザーにチャネルが表示されることになります。
また、この設定をチャネル作成後に有効にするには、チームの管理メニューの「チャネル」タブにある「メンバー向けに表示」にチェックを入れます。
さいごに
どんなチャネルを作ったら良いのかなと悩んでいる場合で、もしも参考になることがあればと思い書いてみました。
Microsoft Teams のユーザーがどんどん増えているとも聞きますので、はじめて利用されるユーザーも増えていると思います。Microsoft Teams を利用する上で重要になるチャネル構成について、今回の内容はどんな組織やチームにありそうなチャネル分類だと思いますので、まずはこうしたところと運用から始めて見るのも良いかと思います。
