Microsoft Teams の Web 会議では、発表者のデスクトップに映っている画面や、PowerPoint のスライドを相手と共有しながら会議を行うことができます。

こうしたコンテンツの共有をスムーズに使えると、Web 会議は一気に快適になりますよね。

操作方法や出来ることを簡単にまとめてみます。

会議中に共有できるもの

会議中に共有できるものは、大きくは次の 4 種類です。

デスクトップ

デスクトップの画面全体を共有できます。外付けディスプレイを接続している場合は、どちらのデスクトップを共有するかを選択することもできます。

ウィンドウ

デスクトップで開いているウィンドウ単位で共有できます。余計なものを見られたくない場合には便利ですね。

PowerPoint

すでに Microsoft Teams などへアップロードしている PowerPoint のファイルや、自分のパソコンにある PowerPoint のファイルをアップロードして、スライドショーのように共有することができます。

この場合、他の参加者がスライドの別ページを自由に切り替えて閲覧もできるので便利です。

ホワイトボード

Microsoft の Microsoft Whiteboard と、InVision の Freehand というホワイトボードアプリを利用できます。Microsoft Whiteboard は Office 365 のアカウントでログインして利用することができ、ブラウザ版やアプリ版もあります。

Microsoft Teams とは別にして、Microsoft Whiteboard もとても便利です。

共有をはじめる

すべての共有は、Web 会議の「共有」ボタンから開始することができます。ボタンをクリックすると、先ほどの 4 種類の共有コンテンツを選択するメニューが表示されます。

さて、さっそく共有を試してみましょう。

デスクトップ

デスクトップからです。

デスクトップを共有するとデスクトップ全体が赤枠で囲まれるようになり、共有されている範囲が視覚的にも確認できます。

デスクトップ共有の特徴はなんと言っても、デスクトップの操作を相手にもしてもらうことができるということです。デスクトップ共有中に、マウスを画面の上部中央に持っていくと操作メニューが表示されますので、「制御を渡す」をクリックしましょう。

その他、「システムオーディオを含めます」のボタンをクリックすることで、手元のデスクトップで鳴っている音も相手と共有することができます。

このあたりは試してみたほうが理解が早いと思います。

ウィンドウ

ウィンドウの場合は、選択したウィンドウのみが赤枠で囲まれるようになります。これで相手と共有しているウィンドウが視覚的にも確認できます。

ウィンドウの共有の場合も、デスクトップと同じように相手に制御を渡したり、システムオーディオを含めたりすることができます。

こちらも試してみてください。

PowerPoint

PowerPoint の共有を行おうとすると、まずは画面には Microsoft Teams で共有されているファイルや OneDrive for Business に保存されており最近利用したファイルなどが表示されています。

ここに相手と内容を共有したいファイルがある場合はそちらを選択し、ない場合には「参照」をクリックすると、Microsoft Teams 内や OneDrive 内にあるファイルの選択やコンピューターから新たにアップロードして共有することができます。

この PowerPoint 共有の特徴は、相手がスライドの任意のページに戻ったり進んだりして閲覧ができる点です。閲覧している側のスライドの左下に操作メニューが表示されていますので、「<」や「>」をクリックして戻ったり進んだりすることができます。

また、自分の会議の「発表者」の役割が割り当てられている場合には、「制御する」ボタンをクリックすることで、スライドの操作権限を受け取ることができます。最初の数ページを A さんが担当して、次からの数ページは B さん、またその次は C さんが担当いった形で進める会議では便利です。

ただし、間違って押してしまうとちょっと混乱してしまうので注意が必要です。

会議の参加者が多い場合は、誤操作が行われないように「発表者」「出席者」の役割をきちんと設定しておくと良いでしょう。会議の参加者一覧の画面で、「出席者にする」をクリックし「出席者」にしておくことで、その参加者はスライドを制御できなくなります。

そのほか、場合によっては勝手に前後のスライドを見られては困ることもあるかもしれません。その場合は目のようなアイコンをクリックして無効化することもできます。

「発表者」や「出席者」をちゃんと設定すると、こちらの共有もかなり便利です。

ホワイトボード

ホワイトボードは、Microsoft Whiteboard を試してみましょう。

選択すると Microsoft Teams 内でホワイトボードアプリが起動し、ホワイトボードアプリが利用できるようになります。

実は Microsoft Teams 内で利用できるホワイトボード機能はちょっと機能が制限されています、Windows 10 に事前にアプリをインストールしておくことで、フル機能を利用することでもできます。ホワイトボードが気に入ったらインストールしておくことをオススメします!

デジタル オンライン ホワイトボード アプリ – Microsoft Whiteboard
https://products.office.com/ja-jp/microsoft-whiteboard/digital-whiteboard-app

ただし、注意点として、Microsoft Whiteboard は今のところ社外のユーザーとは共有ができないようです。

また、もしも Microsoft Whiteboard が利用できない場合、会社の Office 365 管理者が利用を制限している場合があります。Office 365 の管理者であれば、Microsoft 365 管理センターを開き、[設定] – [設定] の「サービス」タブにある「Whiteboard」で利用を有効化することができます。

やはり Web 会議でも手書きの情報が共有できると便利です!

デスクトップ共有と PowerPoint 共有どっちを使う?

PowerPoint で作成したスライドを共有したいとき、デスクトップ共有と PowerPoint 共有のどちらでも同じように共有することもできます。

デスクトップ共有ではシステムオーディオの共有ができたり、PowerPoint 共有では閲覧者が自由にページ送りができたりなど、どちらにも良いところがあり、どっちを使うべきかは場合によります。

ただ、近ごろ見つけた面白い情報として、PowerPoint 共有を利用した方がネットワークの負荷が低くなるらしいです。

このあたりが気になる場合は、PowerPoint 共有が良さそうですね。

さいごに

Web 会議となるとまずは映像や音声に注目が集まりがちですが、実際に仕事で利用をはじめると、会議で共有されるコンテンツがとても重要になってきます。

今回の記事のように、Microsoft Teams で行う Web 会議ではさまざまなコンテンツを共有できますので、ぜひ色々と試してみてください!