Microsoft Teams を利用していると、自分に関係のあるチャットやメンションなどの通知を受け取ることができます。この通知の設定は、各自の利用方法に応じて設定を見直しておくとより便利に使うことができます。
地味な機能のためかあまり話題にあがることがありませんが、Microsoft Teams を利用してコミュニケーションを円滑に行うためにはとても重要な機能です。
どんな設定があるのか、また、僕のオススメの設定を書いておきたいと思います。
個人の通知設定
まずは、個人の設定です。Microsoft Teams を開き、上部の顔写真のアイコンをクリックし [設定] を開きます。設定ウィンドウにある [通知] から設定を行うことができます。
ここで設定できるものは、自分に関するメンションやメッセージなどがあったときに通知を受け取るかどうか、そして、その通知をどういった方法で受け取るかです。
ほとんどの項目では次から選択できます。
| 設定値 | 説明 |
|---|---|
| バナーとメール | バナーとメールで通知を受け取り、フィードにも表示される バナー：デスクトップ画面の右下に表示されるポップアップ メール：自分あてメールで通知が届く フィード：[最新情報] に表示される |
| バナー | バナーで通知を受け取り、フィードにも表示される |
| フィードにのみ表示 | 通知は受け取らず、フィードにのみ表示される |
| オフ | 通知も受け取らず、フードにも表示されない |
自身にとって見逃せないものは「バナーとメール」で、重要ではないものは「フィードにのみ表示」、それ以外のものは「バナー」でしょうか。
Microsoft Teams を常に開いているのであれば「バナー」で十分ですし、まだまだ Outlook などでメールを良く使うのであれば「バナーとメール」にしておくと見落としが減りますね。
おすすめの設定は次のような感じです。
| カテゴリー | 設定項目 | 設定値 |
|---|---|---|
| メンション | 個人メンション | バナーとメール |
| チャネルのメンション | バナー | |
| チームのメンション | バナーとメール | |
| メッセージ | チャット メッセージ | バナーとメール |
| 自分が開始した会話に対する返信 | バナー | |
| 自分が返信した会話に対する返信 | バナー | |
| いいね! と応答 | バナー | |
| フォローしているチャネル | バナー | |
| トレンド | フィードにのみ表示 | |
| その他 | チームのメンバーシップの変更 | バナー |
| チームの役割の変更 | バナー | |
| 通知音 | 通話、メンションおよびチャット | |
| 不在時のアクティビティに関するメール | 即時 | |
| ハイライト | 仕事仲間が Teams に参加しました | フィードにのみ表示 |
| 会議 | 会議の開始の通知 | バナー |
| 会議チャットの通知 | 自分が参加またはメッセージを送信するまでミュート |
悩むところはメールを受け取るかどうかですね。一旦はメールを受け取る設定にしておいて、結局メールはあまり見ないねということであればバナーのみの設定に変えるのも良いかと思います。
チャネルの通知設定
チームに作成されたチャネルは、それらのチャネル個別に通知を設定することができます。チャネルにマウスを乗せると表示される「・・・」から [チャネルの通知] ですね。
チャネルの通知では、簡単設定として次のふたつから選択することができます。
| 設定値 | 説明 |
|---|---|
| すべてのアクティビティ | チャネル内の投稿や返信などすべての投稿で通知を受け取ります。 |
| オフ | このチャネルからの通知は受け取りません。 ただし、自身の投稿への返信や、チャネル内でチーム宛や個人宛のメンションがあった場合には通知を受け取ります。 |
そしてカスタムも選択できます。既定値はカスタムです。
カスタムでは次の項目を設定できます。
| 設定項目 | 説明 |
|---|---|
| すべての新しい投稿 | チャネル内の自分以外のすべての投稿で通知を受け取ります。ただし、その投稿への返信は通知されません。 |
| すべての返信を含む | 返信もすべて通知を受け取りたい場合は有効化します。 |
| チャネルのメンション | チャネル内でチャネル宛のメンション（@channel）が投稿されたときに通知を受け取ります。 |
チャネルに設定した通知を既定値に戻すには、カスタムの設定を開き、左下の [初期設定に戻す] をクリックします。
通常のチャネルは既定値のままで利用し、重要なチャネルのみを「すべての新しい投稿」とするのが良さそうです。
チャット個別の通知設定
チャットの通知設定も個別に行うことができます。チャットのリストから「・・・」をクリックし [ミュート（または、ミュート解除）] です。
よくあるのが、グループチャットや Web 会議を利用したあと、自分以外の参加者が終わった後もチャットを行っていると通知が届いて邪魔になることがあります。そうした場合にはミュートしておきましょう。
モバイルの通知設定
スマートフォンなどで Microsoft Teams アプリを利用している場合は、こちらの通知設定も確認しておきましょう。
Microsoft Teams アプリを開き、サインインしたあとで左上の三本線のアイコンから [通知] の設定を開くことができます。
モバイルの通知設定はほとんど既定値で十分かと思いますが、「通知を受け取る」の設定だけは確認しておいた方が良いです。
| 設定値 | 説明 |
|---|---|
| デスクトップまたは Web で非アクティブな場合のみ | パソコンで Microsoft Teams を利用していると通知されません。（5 分間操作しないと非アクティブ） |
| いつでも | パソコンで Microsoft Teams を利用しているかどうかに関わらず、常に通知されます。 |
個人的には「いつでも」の設定が好みです。パソコンで作業しているときでも、スマホの画面上に表示される通知を短期的なタスクリストのように使っており、作業がひと段落したタイミングなどでスマホの待ち受けを見ては「ああ、あのメッセージに返信しないと…」などとして使っています。
通知のイマイチなところ
Microsoft Teams の通知でイマイチなところは、他社のチームにゲストとして招待されている場合の通知の動作ですね。そのテナントに表示を切り替えているときは良いのですが、他のテナントを表示している場合には通知が届かず見落としてしまいます…。
そうした場合でも、個人宛のメンションなどでメールを受け取る設定にしておくと、メールが届いて気づくことができますので、ゲストがいるチームでは積極的にメンションを利用されると良いかもしれません。
さいごに
Microsoft Teams の機能でも地味な通知機能ですが、利用すればするほど重要な機能であると気づきます。
設定できる項目もいろいろとあってパッと見ると複雑そうですが、自分の使い方に合わせて設定を変えてみてはどうでしょうか。
