最近のアップデートで面白そうな機能が展開されました。それが SharePoint リストや Microsoft リストを新規作成するときに、CSV ファイルから作成できる機能です。
この機能を利用すると、すでに CSV ファイルとして持っているデータを簡単にリストに移すことができるかもしれません。さっそく試してみましょう。
CSV ファイルからリストを作成する
まずは、リストの作成画面から「CSV から」を選択します。
「CSV から」の画面に切り替わり、すでにサイトに保存されているファイルを選択できたり、新たに CSV ファイルをアップロードしたりすることができます。
ファイルをアップロードし [次へ] 進むと、CSV ファイルの内容を数件プレビューすることができます。CSV ファイル内の各列の値を確認しながら、どの種類の列として取り込むのかをここで設定します。
さらに [次へ] と進むと、リスト名などを入力できるダイアログが表示されます。名前や説明を入力し、準備が良ければ [作成] をクリックします。これで、CSV ファイルの値を取り込んだリストの作成がはじまります。
グイグイとデータを読み込んでいる様子が分かります。
おおお！できました！
ちなみに、取り込むことが出来る件数の上限を知りたいなと試してみたところ、手元では 40,000 件を越えても正常にリストを作成できました。ただし件数が多くなると、リストの作成にかかる時間も長くなるようです。
選択肢列の制限
リストの列の種類として良く利用されそうな選択肢列ですが、CSV ファイルから作成した直後は選択肢の設定が空になっています。そのため、リストとして今後もアイテムの追加や編集を行うためには、適切な選択肢を自分で入力する必要がありました。
リストの「エクスポート」機能と組み合わせる
SharePoint リストには以前から「CSV にエクスポート」という機能があります。ここでエクスポートされた CSV ファイルを、他の新たなリストを作成する際の CSV ファイルとして利用することもできます。
リストからエクスポートされた CSV ファイルには、リスト特有のデータが含まれており、元のリストにどのような列が作られていたのかなどの情報が入っています。そのため、CSV ファイルから新たにリストを作成するときには、すでに列の種類が決められています。
このようにエクスポートされた CSV ファイルから新たな列を追加すると、次のように列の設定なども一部引き継ぐことができます。選択肢列で良く利用されるような値に応じた色分けや、列の設定で追加した選択肢なども、新しい列に反映されます。
CSV ファイルのエクスポートやインポートに対応している列は限られるものの、リストのデータをファイルとして受け渡せるのは非常に面白いです。同じサイト内の新しいリストはもちろん、他のサイトに新しいリストを作るときにも利用できます。
リスト列の内部名
リストを良く利用される方なら一度は聞いたことがあるかもしれません。リストの列は、画面上に表示される表示名と、内部的に利用している内部名を持ちます。Power Apps のキャンバスアプリなどから利用するときなどに問題となります。
特に、日本語で名前を付けられた列は、内部名がエンコードされた文字列になってしまい、人が目で見ても分かりづらいものになります。そのため、列を作成するときは、まずは英語で列名を付けておき、あとから日本語名に変更するといったワザが良く用いられます。
そんな事情もあり、CSV ファイルからリストを作成する場合の列の内部名が気になります。確認してみたところ、「field_1、field_2…」などの内部名で作成されてしまうようでした。
元の CSV ファイルが英語であっても同様だったので、CSV ファイルからリストを作成するときの制限なのかなと思います。リストからエクスポートされた CSV ファイルを利用するときも、元のリストの内部名が引き継がれるようなことはなく、同様に内部名が自動生成されてしまいました。
はい/いいえ列の不具合？
動作確認をしているときに、これは不具合ではないのかという事象を見つけました。
リストからエクスポートされた CSV ファイルと見ると、はい/いいえ 列の値が元のリストの値によらずすべて False になっているのです。
これは明らかな不具合だと思うので、フィードバックしておくと良さそうですね。現状では はい/いいえ 列を利用するときには注意が必要そうです。
さいごに
実はこの CSV ファイルからリストを作成できるようにする機能は、Microsoft 365 ロードマップを見るとずいぶんと前から計画されていたようなのですが、やっと運用環境にまで展開されてきました。
すべてのデータを移動できるわけではありませんが、リストの情報をファイルで渡せるのは、なにかしら使いどころがありそうですね。
いろいろ検証してみているとまだ怪しい動作もあるので、不具合などを見つけたら Microsoft にもフィードバックしていきたいと思います。
