近ごろ、SharePoint Online や OneDrive for Business に保存されているファイルを他のユーザーと共有する時に利用できる「ダウンロードを禁止する」の設定が追加されました。

この設定を利用できるのは「すべてのユーザー(匿名ユーザー)」または「(組織内)のユーザー」と共有する場合で、かつ、Office ドキュメントの場合のようです。

さっそく動作を確認しましたのでメモしておきます。

共有する時に設定

この機能を利用するには、ドキュメントを共有する時のメニューで「ダウンロードを禁止する」を有効化しておくだけです。

あとは、作成されるリンクを社外や社内のユーザーへ共有します。

共有された側の見え方

共有されたで側は、共有されたリンクを開くと次のように表示がされ「このファイルをダウンロードまたは印刷する権限がありません」と表示されます。

この状態で行えるのは Office Online での表示のみです。また、ここから共有されたユーザーがさらに他のユーザーにファイルを「共有」する操作も行うことができますが、実際にその操作での共有が有効になるにはドキュメントの所有者(共有したユーザー)の承認が必要となります。

動作を確認してみての注意点?

ちょっと気になる動作がありました。それは、たとえば一度「ダウンロードを禁止する」でリンクを作成し、あとから「ダウロードを禁止しない」で 2 つめのリンクを作成した場合です。

この場合、1 つ目の「ダウンロードを禁止する」リンクを開いた場合には意図通りの動作であり、また、2 つ目の「ダウンロードを禁止しない」リンクを開いた場合にも意図通りの動作であるのですが、このまま続けざまに 1 つめの「ダウンロードを禁止する」リンクを再び開くとダウンロードが出来てしまいます。

とは言え、このシナリオを再現しようと思うと、リンクを共有されたユーザーは「ダウンロードを禁止しない」リンクを知っていることになるので、本質的な問題はないわけですが動作確認の時にはアレ?アレ?となりそうなところでした。

いくつかパターンを試してみたのですが、動作の法則性などが特定できず、現時点の確実な回避策は「すべてのユーザー(匿名ユーザー)」または「(組織内)のユーザー」と共有するためのリンクは、複数個作成しないという感じでしょうか…。

さいごに

というわけで、Office ドキュメントに限るようではあるのですが、「ダウンロードを禁止する」リンクを作成できるようになったことで、社内でのドキュメント共有などで出来ることが増えました。ダウンロードを禁止したいという要望は少なくありませんでしたので、ご興味のある方は是非試してみてください。

この機能に関する公式アナウンスは、下記のブログ記事のようです。

OneDrive Message Center Update November 1st to November 31st
https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-OneDrive-Blog/OneDrive-Message-Center-Update-November-1st-to-November-31st/ba-p/288957

OneDrive for Business は、スマホアプリも含めて色々アップデートがありますね。