Microsoft Teams の Web 会議の利用が進むと、もちろん社外のユーザーとも会議を行いたくなると思います。そうした場合に、その社外のユーザーを必ずしもゲストとしてチームに招待しなければならないかというとそうではありません。

Microsoft Teams の Web 会議では、ゲストとしても招待されていないユーザーを「匿名のユーザー」として Web 会議に招待できる機能が用意されており、その機能を利用することで社外のユーザーで、しかも Microsoft Teams を利用していないユーザーとも Web 会議を行うことができます。

その方法をメモしておきたいと思います。

Microsoft Teams の会議設定

この機能を利用するには、まずは管理者側で設定が行われているかの確認が必要です。まずは、Microsoft Teams 管理センターを開き [会議] – [会議設定] を開きます。

この会議設定の一番上にある「匿名ユーザーが会議に参加できます」が「オン」になっていることを確認します。

この設定を有効化することで、匿名のユーザーとの Web 会議を行うことができます。

Microsoft Teams の会議ポリシー設定

Microsoft Teams の会議ポリシーでは、匿名ユーザーに適用されるポリシーは開催者に割り当てられているポリシーが継承されるようです。このポリシーの考え方を説明すると長くなってしまうのですが、何も設定を変えていない場合「グローバル」のポリシーが全ユーザーに適用されていると思いますので、こちらのポリシーを変更することでユーザー全員に設定を適用できます。

この設定は [会議] – [会議ポリシー] より行うことできます。

匿名ユーザーに関するポリシー

特に匿名ユーザーと会議を行うために確認しておくべきポリシーの設定は主に次の 2 つです。

  • 匿名ユーザーが会議を開始できるようにする
  • ユーザーの参加を自動的に許可する

(2020/5/8 追記)電話で会議に参加するユーザーがいる場合は、「ダイヤルイン ユーザーによるロビーのバイパスを許可する」の設定も確認してください。

これらの設定を利用することで、匿名のユーザーを直接 Web 会議に参加させず、一旦ロビーと呼ばれる仮想の待合室で会議参加者の許可が得られるまで待機させることができます。

これらの設定は組合せで動作が異なるようです。

匿名ユーザーが会議を開始できるようにするユーザーの参加を自動的に許可する匿名ユーザーの動作
オン全員直接会議に参加できます
組織内の全員ロビーで待機します
組織とフェデレーション組織内の全員ロビーで待機します
オフ全員匿名ユーザー以外の参加者が会議に参加するまでロビーで待機します
組織内の全員ロビーで待機します
組織とフェデレーション組織内の全員ロビーで待機します

設定はできますが、よほどの理由がない限りは「匿名ユーザーが会議を開始できるようにする」は「オフ」とし、「ユーザーの参加を自動的に許可する」は「組織内の全員」としておくのが良いと思います。

Microsoft Teams の会議に匿名ユーザーを招待する

(2020/4/1 追記)日本マイクロソフトからキャプチャ満載で分かりやすい記事が出たのでリンクを下記に追加しておきます。

Microsoft Teams 外部ユーザとテレビ会議をする手順
https://blogs.windows.com/japan/2020/04/01/webconf-with-external/

いくつか方法がありますが、一番わかりやすい方法は Microsoft Teams の「予定表」で「新しい会議」をスケジュール登録する方法です。

新しい会議を作成するダイアログで「ユーザーを招待」のところに社外のユーザーのメールアドレスを指定します。

(2020/3/12 追記)Microsoft Teams の会議予約の UI が変更されました。Outlook の会議出席依頼と同じように、出席者のところに社外ユーザーのメールアドレスを指定します。

これで相手には会議に参加するための URL が記載されたメールが送信されます。また、ここで入力したメールアドレスは URL の送信先であり、会議に参加するユーザーがこのメールアドレスの Microsoft Teams アカウントを持つ必要はありません。

Microsoft Teams の会議のオプション

Microsoft Teams で会議をスケジュールした後に、会議のオプションを設定できます。

(2020/3/12 追記)Microsoft Teams の会議予約の UI が変更されました。会議予定を登録後に編集フォームの上部に会議のオプション設定へのリンクが表示されます。

現時点で設定できるのは、次の 2 つです。

  • ロビーをバイパスするユーザー
  • 発表者となるユーザー

ロビーをバイパスするユーザー

この設定を行うことで、今回のスケジュールされた会議に限り、ロビーをバイパスできる(直接会議に参加できる)ユーザーを選択できます。

たとえば、大勢が参加するセミナー形式のような会議を行う場合は「全員」を選択しておくことで、匿名ユーザーも含め参加者個別の許可を不要にすることができます。

発表者となるユーザー

発表者の権限を持つユーザーは、他の参加者のマイクをミュートができたり、コンテンツの共有ができたり、会議のレコーディングができたり、ロビーに待機しているユーザーに参加の許可を行うことができたりします。

不意に他の人がコンテンツを共有するなどして、会議の進行が妨げられると困るような場合には発表者を指定しておきます。また、ここで発表者を限定した場合であっても、会議開始後に参加者の一覧から任意のユーザーを発表者として指定することもできます。

Microsoft Teams の会議に匿名ユーザーで参加する

受け取った Microsoft Teams の会議に参加するための URL をクリックすると、ブラウザで Microsoft Teams が表示されます。

Microsoft Teams のデスクトップアプリの起動を確認するダイアログが表示された場合、デスクトップアプリを利用し自身の Microsoft Teams アカウントで会議に参加することもできます。

ブラウザを利用し匿名で参加する場合は [いいえ] を選択し、「代わりに Web 上で参加」をクリックします。

今回はブラウザを利用する想定で進めます。ブラウザを利用して会議に参加しようとすると、Google Chrome や Microsoft Edge を利用しているとマイクやカメラの利用許可を求める表示が出てきます。会議で利用する場合は [許可] を選択します。別途プラグインのインストールなどは必要ありません。

そしてブラウザを利用して匿名で参加する場合は、ここで会議中に表示される名前を指定できます。任意の名前を入力し、[今すぐ参加] をクリックして会議に参加します。

会議に参加した後は、いつもの Microsoft Teams の利用方法と同じです。

フェデレーション組織や信頼できる組織とは?

いくつかの設定項目で「フェデレーション組織」や「信頼できる組織」といった単語が出てきます。こちらは、Microsoft Teams の外部アクセスが許可されているドメインの組織のようです。

そのため、外部アクセスの設定で許可している組織もブロックしている組織も存在しない場合はすべての組織ということになり、参加者が自身の Microsoft Teams アカウントで会議に参加した時にその設定が適用されるようです。

さいごに

しっかりと設定さえ行っておけば、ユーザーは気軽に社外のユーザーとも Microsoft Teams を利用した Web 会議を行うことができます。

とても便利ですので試してみてください。