Power Automate のフローで SharePoint リストアイテムの権限を操作してみる

前々から Power Automate でもっと柔軟に出来たら良いなと思っていた SharePoint Online のリストアイテムの権限操作の方法を調べてみたいと思います。

SharePoint Online では、このような権限操作は SharePoint Designer 2013 を利用して SharePoint 2010 ワークフローを作成して実現することが多かったのですが、その SharePoint 2010 ワークフローもそろそろリタイアするという話もあったので、良い機会だなと思いました。

この記事では、僕が調べて試してみた結果を書き留めていきたいと思います。SharePoint のことをある程度知っている人向けの内容なので、細かな説明は省いているところがあります。ご了承ください。

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SharePoint Online の SharePoint 2010 ワークフローがリタイアするらしい

さて、影響が大きそうなビッグニュースが飛び込んできました。SharePoint Online では、SharePoint 2010 ワークフローがリタイアするというものです。

Support update for SharePoint 2010 workflows in Microsoft 365
https://techcommunity.microsoft.com/t5/office-end-of-support-blog/support-update-for-sharepoint-2010-workflows-in-microsoft-365/ba-p/1505453

Office 365 管理者向けのメッセージセンターにも通知が届いていました。

七夕の短冊に「SharePoint 2010 ワークフローのリタイアを延期してもらえますように」と書きたい気分です。

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SharePoint Online モダン ライブラリにファイルの「プレビューを開く」リンク列を追加する

SharePoint Online のモダン ドキュメント ライブラリを利用していてちょっと不便だなと思うところとして、アップした Word や Excel や PowerPoint などのファイルをクリックした場合に Office Online の編集モードで開いてしまうという点があります。

ファイル個別で対応することもできるのですが、これもちょっと手間です。

SharePoint Online や OneDrive for Business で共有した Office ファイルを読み取り専用モードで開かせる
https://idea.tostring.jp/?p=4402

「列の書式設定」でプレビューを開く列を作成できないかなと思い試してみました。

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Microsoft Teams 管理センターの「使用状況レポート」のデータをエクスポートする

Microsoft Teams 管理センターには「使用状況レポート」という機能があります。この使用状況レポートを利用すると、テナント内で Microsoft Teams がどのくらい、どのように利用されているかを確認できます。

しかもそれをエクスポートして分析することもできますね。

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Office 365 の組織アカウントを利用して Power Platform などの試用版にサインアップするのを禁止する

Office 365(Microsoft 365)のアカウントを持っていると、Power Apps の試用版や Power BI Pro の試用版など、いろいろな機能を購入前に 30 日間限定などで試すことができます。また、学習のために Power Apps Community Plan を利用することもできます。

これは大変便利なのですが、ユーザーが勝手に試用版にサインアップするのを禁止することはできないのかなと思い試してみました。

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Microsoft Lists について調べてみた

Microsoft Build 2020 で発表された「Microsoft Lists(Microsoft リスト)」とは一体何なんだろう?気になりますよね。

SharePoint リストとは何が違うの?何が出来るようになるの?

というわけで、ちょっとだけ調べてみました。調べてみると、Microsoft リストの登場が楽しみになりましたよ。

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Microsoft Teams の Web 会議でカメラ背景画像を使わせたくない

Microsoft Teams でも Web 会議のときにカメラの背景画像を使えます。この機能はユーザーからも好評のようですね。Microsoft Teams ではあらかじめ Microsoft が用意したいくつかの背景画像から選択できることもあり、簡単にスグに使いはじめることができます。

Microsoft Teams で Web 会議のカメラ背景を画像に変える
https://idea.tostring.jp/?p=5259

また、近々のアップデートによって自分の好きな画像をアップロードして背景画像に利用できるようになるようです。

一方では、ユーザーがあまり適切ではない画像であったり、機密情報を含んだ画像を背景にするなどの可能性もあることから、管理者の中には「この機能を無効化したい」と考える方もいるかもしれません。

カメラ背景画像の利用に制限を設ける方法を検証しましたので、自分でも忘れないように書いておきます。

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Microsoft Teams の会議予定でチャネルを指定した場合にチームメンバー全員に会議出席依頼を送りたい

Microsoft Teams で会議予定を作成する際に、チャネルを追加することができます。

ここでチャネルを登録することで、指定したチャネルの会話に会議参加へのリンクが自動投稿されます。これによるメリットもあるのですが、チームメンバー全員に Outlook の会議出席依頼を送りたいと思うことがあります。

そうしたときには、会議予定の出席者としてチームメンバー全員を含めていけば良いのですが、メンバーの数が増えると現実的な方法ではありませんよね。

管理者側のちょっとした操作によって、もっと簡単にチームメンバー全員に会議出席依頼を送ることができるようになる方法がありましたので書いておきます。

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