SharePoint Online や OneDrive for Business でファイルを直接ダウンロードさせる共有リンクの作り方

SharePoint Online や OneDrive for Business に保存されているファイルを「共有」しようと共有リンクを作成し、そのリンクの URL にアクセスすると Office Online や SharePoint のプレビュー機能によってブラウザ上で表示されますよね。

この機能はとても便利なのですが、場合によってはユーザーに直接ダウンロードさせたいと考えることもあるかもしれません。

そうした直接ダウンロードさせたいときの共有リンクの作り方を調べてみました。

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Exchange Online のメールボックスに届いたメールをブラウザ開くディープリンク

Exchange Online を利用していて、Outlook はブラウザ版のものを愛用しているのですが、そこに届いたメールを直接ブラウザで表示するための URL の形式はどうなっているのかなと思ったので調べてみました。(ディープリンクとか言うみたいです)

このあたりが分かれば、Power Automate だとかからの連携もいろいろと作れるんじゃないかなと思っています。詳しくは後述しますね。

それではさっそく見ていきましょう。

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Power Automate の Excel Online (Business) コネクタの「行の取得」アクションは数万件のデータが格納された Excel からデータを取り出せるのか

「数万件のデータがあるんですよ」

在宅勤務中のとある日の夕方、ふとこんな相談を受けました。「今は Excel でデータを管理していまして…」と彼が言う要件とは次のものでした。

  • とあるシステムから ID 値が出てくる
  • その ID 値を使って Excel の中からデータを抽出したい
  • Excel には数万件のデータが登録されている

要件としては単純なものでしたが、彼はこれを Power Automate を利用して自動化したいと言うのです。そのとき僕の頭の中にはひとつの疑問が浮かびました。

「Power Automate から数万件もデータが入っている Excel の中を検索できるのだろうか…?」

というので試してみました。

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SharePoint Online で共有された Excel ファイルを Excel Online で開くときはサイトのタイムゾーンに気をつけろ!

SharePoint Online を利用して Office ファイルを共有することも増えてきましたよね。

SharePoint Online を直接利用していなくても、Microsoft Teams のチームを作成するとチームに合わせて SharePoint Online のサイトが裏側に作成されており、チームで共有されているファイルは SharePoint Online に格納されますので、気づけば多くのファイルが SharePoint Online に保存されているはずです。

その SharePoint Online ですが、各サイトごとにタイムゾーンが設定されています。このタイムゾーンの設定が Excel ファイルの関数の処理にも影響を与えていますので覚えておくと良さそうです。

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Microsoft Teams の通知の設定を見直してみる

Microsoft Teams を利用していると、自分に関係のあるチャットやメンションなどの通知を受け取ることができます。この通知の設定は、各自の利用方法に応じて設定を見直しておくとより便利に使うことができます。

地味な機能のためかあまり話題にあがることがありませんが、Microsoft Teams を利用してコミュニケーションを円滑に行うためにはとても重要な機能です。

どんな設定があるのか、また、僕のオススメの設定を書いておきたいと思います。

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2021 年 8 月から Microsoft 365 の利用において Internet Explorer 11 がサポート対象外になるらしい

日本時間の 2020 年 8 月 18 日に、Microsoft 365 における Internet Explorer 11 のサポート対象外となる旨のアナウンスが発表されました。

まだまだ社内の他のシステムとの関係で、Microsoft 365(Office 365)を Internet Explorer 11 で利用している企業も少なくないと思いますので、このニュースはぜひチェックしておきましょう。

Microsoft 365 apps say farewell to Internet Explorer 11 and Windows 10 sunsets Microsoft Edge Legacy
https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-365-blog/microsoft-365-apps-say-farewell-to-internet-explorer-11-and/ba-p/1591666

公式の日本語訳も出ていました。

Microsoft 365 アプリの Internet Explorer 11 のサポート終了と Windows 10 での Microsoft Edge レガシー版のサービス終了
https://blogs.windows.com/japan/2020/08/18/microsoft-365-apps-say-farewell-to-internet-explorer-11/

簡単にまとめておきます。

※この内容は変更される可能性もあります。最新の情報は上記リンク先をご確認ください

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SharePoint サイトのニュースが投稿または更新されたら Power Automate のフローを実行する(不完全版)

SharePoint Online のモダンサイトには「ニュース」という機能があります。このニュースが投稿されたときに、Power Automate のフローを実行したいといったことがあると思います。

たとえば、ニュースが投稿されたら通知として誰かに自動的にメールを送るとか、自動的にチームに投稿するとかそういった用途が考えられます。

しかしながら Power Automate の SharePoint コネクタには、ニュースの投稿で実行されるトリガーが用意されていないので、用意されているトリガーを利用してあれこれと設定で上手い具合に工夫してみました。

不完全版としているのは、うまく実行されない場合があるからです。ただし運用の工夫次第で十分使えると思ったので、メモを公開しておきます。

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Microsoft Teams の Web 会議でレコーディングした動画を Microsoft Stream で整理しよう

Microsoft Teams の Web 会議では、会議の様子をレコーディングして動画として残すことができ、また、その動画は Microsoft Stream に保存されるため共有も簡単に行うことができます。

しかし、Microsoft Stream はその使い方にちょっとクセがあるので、なかなか使い方が分からない人もいるかと思います。ここでは簡単に使い方をメモしておきます。

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